Čo je zálohová (proforma) faktúra? Význam, použitie a príklad
Paper & Pen Updated
Quick answer
Zálohová (proforma) faktúra je predpredajná ponuka vo forme faktúry, posielaná pred dodaním. Pozrite si, čo obsahuje, kedy ju použiť a ako sa líši od daňovej faktúry.
Key facts
- Zálohová faktúra opisuje navrhovaný predaj skôr, ako sa tovar alebo služby dodajú.
- Kupujúcemu môže pomôcť zabezpečiť interné schválenie, dovozné doklady, akreditív alebo platbu vopred.
- Nie je to konečná daňová faktúra a mala by byť jasne označená ako proforma.
- Konečná faktúra sa musí riadiť daňovými a fakturačnými pravidlami jurisdikcie, ktorá sa na transakciu vzťahuje.
U.S. International Trade Administration opisuje zálohovú (proforma) faktúru ako ponuku vo forme faktúry. Kupujúci ju môže použiť na vybavenie dovoznej licencie, kontroly pred odoslaním, akreditívu alebo prístupu k mene potrebnej na nákup v zahraničí. Preto je užitočná pred uzavretím predaja, no nenahrádza doklady, ktoré sa vyžadujú, keď sa transakcia uskutoční.
Význam zálohovej faktúry
Zálohová faktúra je podrobný návrh budúceho predaja. Vyzerá ako faktúra, pretože uvádza kupujúceho, predávajúceho, položky, hodnoty a obchodné podmienky, no vystavuje sa skôr, ako sa tovar alebo služby dodajú. Jej úlohou je dať kupujúcemu dostatok potvrdených údajov, aby mohol schváliť nákup, zabezpečiť platbu alebo pripraviť dovozné doklady.
Nepovažujte slovo „proforma“ za univerzálnu právnu kategóriu. Moment vzniku daňovej povinnosti, platby vopred a požiadavky na faktúry sa líšia podľa krajiny. Pre Omán si pozrite sprievodcu DPH v Ománe s odkazmi na zdroje a predpisy Tax Authority skôr, ako sa na doklad spoľahnete na účely DPH.
Kedy použiť zálohovú faktúru?
Použite ju, keď kupujúci potrebuje údaje na úrovni faktúry skôr, ako možno vystaviť konečný doklad o predaji. Bežné situácie:
- Medzinárodný obchod: kupujúci potrebuje hodnoty, hmotnosti, dodacie podmienky alebo odhadovaný dátum odoslania na schválenie dovozu.
- Interné schválenie nákupu: finančné alebo nákupné oddelenie potrebuje formálny doklad skôr, ako uvoľní rozpočet alebo vystaví objednávku.
- Dohody o platbe vopred: obe strany chcú mať navrhované položky, menu a platobné podmienky zaznamenané skôr, ako sa pohnú peniaze.
- Práca na mieru: rozsah je dohodnutý dostatočne presne na rozpísaný návrh, no práca alebo dodanie ešte neprebehli.
Ak kupujúci potrebuje len skorú cenovú ponuku, môže stačiť cenová ponuka. Sprievodca ponukami, rozpočtami a zálohovými faktúrami vysvetľuje, kam ktorý doklad patrí.
Jednoduchý príklad zálohovej faktúry
Predstavte si dodávateľa zariadení z Maskatu, ktorý pripravuje objednávku do zahraničia. Kupujúci potrebuje doklad na schválenie dovozu skôr, ako dodávateľ čokoľvek odošle. Dodávateľ vystaví zálohovú faktúru, ktorá uvádza obe strany, popis a množstvá zariadení, hmotnosti zásielky, menu, dohodnutý Incoterm, platobné podmienky, odhadovaný dátum odoslania a dátum, do ktorého návrh platí.
Kupujúci podľa tohto dokladu dokončí schválenie a dovozné náležitosti. Ak objednávka pokračuje, predávajúci potom vystaví obchodné, daňové a platobné doklady, ktoré skutočná transakcia vyžaduje. Proforma zostáva súčasťou záznamu z rokovania, nie náhradou za konečnú faktúru.
Vytvorte alebo spravujte doklad
Ak potrebujete doklad na tlač bez zakladania účtu, použite bezplatný generátor zálohových faktúr. Firmy, ktoré chcú mať zálohové faktúry spolu s ostatnými predajnými dokladmi, môžu použiť pracovný priestor pre zálohové faktúry v Paper & Pen.
Zálohová faktúra, cenová ponuka a daňová faktúra
| Otázka | Zálohová faktúra | Cenová ponuka | Daňová faktúra |
|---|---|---|---|
| Hlavný účel | Podrobný návrh vo forme faktúry | Obchodná ponuka ceny a podmienok | Zaznamenáva zdaniteľný predaj podľa platných predpisov |
| Typické načasovanie | Pred dokončením predaja alebo odoslaním | Na začiatku obchodného rokovania | Keď to vyžaduje zdaniteľné plnenie alebo platba |
| Účtovný vplyv | Samotný doklad zvyčajne nevytvára výnos ani pohľadávku | Samotná ponuka zvyčajne nevytvára účtovný zápis | Zaúčtuje sa podľa uskutočnenej transakcie |
| Daňový status | Nie je konečná daňová faktúra | Nie je konečná daňová faktúra | Daňový doklad podliehajúci miestnym požiadavkám |
| Čo nasleduje | Kupujúci schváli, zabezpečí doklady alebo zaplatí zálohu | Kupujúci prijme, odmietne alebo vyjednáva | Predávajúci zaznamená a uchová uskutočnený predaj |
Ako vytvoriť zálohovú faktúru
-
Jasne označte doklad
Použite názov Zálohová faktúra (proforma) a uveďte, že nejde o daňovú faktúru. Dajte jej jedinečnú referenciu oddelenú od číselného radu konečných faktúr.
-
Uveďte predávajúceho a kupujúceho
Pridajte obchodné mená, adresy a kontaktné údaje, ktoré obe strany potrebujú, plus referenciu kupujúceho, ak existuje.
-
Opíšte navrhované plnenie
Uveďte každú položku alebo službu, množstvo, jednotkovú hodnotu a súčet. Ak sú pri zásielke dôležité, pridajte hmotnosti a rozmery.
-
Uveďte obchodné podmienky
Zobrazte menu, zľavy, platobné podmienky, miesto dodania alebo Incoterm, odhadovaný dátum odoslania a podľa potreby dátum platnosti.
-
Odhadovanú daň uvádzajte opatrne
Ak uvádzate odhadovanú DPH alebo daň z predaja, označte ju ako odhad a konečné daňové zaobchádzanie si overte podľa pravidiel, ktoré sa na transakciu vzťahujú.
-
Konečné doklady vystavte v správnej chvíli
Keď sa transakcia uskutoční, vytvorte obchodné, daňové, príjmové alebo iné doklady, ktoré vyžadujú platné predpisy a skutočné plnenie.
Primary sources
- Pro Forma Invoice · U.S. International Trade Administration · navštívené 22. augusta 2026
- Oman VAT Executive Regulations, Decision 53/2021 · Oman Tax Authority · navštívené 22. augusta 2026