Як отримувати оплату з-за кордону без втрати маржі

Ви ретельно оцінюєте проєкт, щоб гарантувати прибуток, але поки оплата від іноземного клієнта доходить до Вашого банківського рахунку, маржа зникає. Через коливання валютних курсів і неочікувані утримання банків-посередників міжнародні рахунки часто коштують компаніям набагато більше, ніж вони розраховували.

Як обрати валюту рахунку

Коли Ви продаєте клієнту в іншій країні, перше рішення це валюта, яку вказати в рахунку. Зазвичай є три варіанти: Ваша місцева валюта, місцева валюта клієнта чи широко поширена третя валюта, як-от долар США чи євро.

Рахунок у власній місцевій валюті це найбезпечніший варіант для грошового потоку. Якщо Ви очікуєте отримати 5,000 оманських ріалів, Ви виставляєте саме цю суму. Клієнт іде до свого банку, просить переказати 5,000 оманських ріалів, а банк розраховує, скільки його місцевої валюти потрібно для переказу. Ви отримуєте саме ту суму, яку виставили.

Проте багато великих іноземних клієнтів воліють отримувати рахунки у своїй валюті, щоб спростити власний облік. Якщо Ви на це погоджуєтеся, валютний ризик бере на себе Ви. Третій варіант використати основну світову валюту. Це поширено в таких регіонах, як Південна Азія та Затока, де в міжнародній торгівлі компанії часто за замовчуванням виставляють рахунки в доларах США.

Що таке валютний ризик

Валютний ризик це фінансова невизначеність через коливання курсів між датою виставлення рахунку та датою, коли клієнт фактично його оплачує.

Якщо Ви виставляєте рахунок в іноземній валюті з відстрочкою оплати 30 днів, курс цієї валюти за ці 30 днів зміниться. Якщо валюта послабиться відносно Ваших місцевих грошей, платіж, який Ви зрештою отримаєте, коштуватиме менше, ніж Ви планували. Це прямо зменшує Вашу маржу.

Ось порівняння того, як вибір валюти впливає на те, хто несе фінансовий ризик:

Валюта рахунку	Хто несе валютний ризик?	Вплив на отриману оплату
Ваша місцева валюта	Клієнт	Ви отримуєте точно виставлену суму.
Місцева валюта клієнта	Ви (постачальник)	Остаточна отримана сума залежить від ринкового курсу в день переказу.
Третя валюта (наприклад, USD)	Обидві сторони	І Ви, і клієнт стикаєтеся з невизначеністю залежно від того, як ваші валюти рухаються відносно третьої валюти.

Якщо Вам доводиться виставляти рахунок в іноземній валюті, закладіть цей ризик у початкову ціну. Коли Ви складаєте пропозиції у вигляді комерційних пропозицій, можна додати до ціни невеликий запас, щоб захиститися від дрібних коливань курсу ще до того, як клієнт погодиться на роботу.

Чому курс у рахунку важливий для обліку

Обрана валюта впливає не лише на залишок у банку. Вона також прямо впливає на облік і на те, як Ви розраховуєте валову маржу.

Коли Ви виставляєте рахунок в іноземній валюті, облікова система має зафіксувати цю виручку в базовій валюті на дату виставлення рахунку. Наприклад, якщо Ви виставляєте рахунок на 10,000 доларів США, у Ваших книгах буде записано еквівалент у місцевій валюті за курсом саме того дня.

Через тридцять днів клієнт сплачує 10,000 доларів США. На цей час курс уже змінився. Коли гроші надходять на Ваш місцевий банківський рахунок, вони конвертуються в іншу суму в місцевій валюті, ніж Ви записали спочатку.

Цю різницю називають реалізованою курсовою різницею, прибутком чи збитком. Якщо новий курс дає Вам більше місцевої валюти, ніж записано спочатку, у Вас реалізований прибуток. Якщо менше, реалізований збиток. Цю різницю треба зафіксувати у Ваших бухгалтерських книгах, щоб звіт про прибутки та збитки точно відображав реальність операції. Якщо пропустити цей крок, облік буде заплутаним, а податкова звітність наприкінці фінансового року неточною.

Як керувати банківськими комісіями та платою посередників

Валютні курси це лише половина рівняння міжнародних платежів. Друга половина це банківські комісії. Коли гроші рухаються міжнародно мережею SWIFT, вони часто проходять через один чи кілька банків-посередників, перш ніж дійти до Вашого рахунку. Ці банки не працюють безкоштовно.

Коли клієнт ініціює міжнародний переказ, банк питає, хто має сплатити комісії. Клієнт може обрати один із трьох кодів:

• OUR: клієнт сплачує всі банківські комісії. Ви отримуєте повну суму рахунку.
• SHA (Shared): клієнт сплачує комісії свого банку, а банки-посередники утримують свої комісії безпосередньо з переказаної суми. Ви отримуєте менше, ніж виставили.
• BEN (Beneficiary): Ви сплачуєте всі банківські комісії. Банк клієнта та всі банки-посередники утримують свої комісії з основної суми. Ви отримуєте значно менше, ніж виставили.

Багато клієнтів за замовчуванням обирають SHA, бо ділити витрати здається справедливим. Проте плата посередників буває несподівано високою. Щоб захистити маржу, явно вказуйте умови оплати в рахунках. Додайте чітку примітку, що всі платежі мають надходити отримувачу без банківських комісій, і попросіть клієнта обрати варіант «OUR» під час оформлення переказу.

Обов’язкові документи для фінансових відділів за кордоном

Домовитися з іноземним клієнтом про умови це чудовий перший крок, але його фінансовий відділ не може просто так перерахувати гроші за кордон. Міжнародні перекази суворо регулюються, щоб запобігати відмиванню грошей і виведенню капіталу.

Перш ніж фінансова команда за кордоном зможе здійснити платіж, їй зазвичай потрібні від Вас певні документи. Якщо Ви не надасте їх заздалегідь, оплата затримається, поки вони вимагатимуть у Вас паперів.

По-перше, їм потрібен бездоганно оформлений комерційний рахунок. Простого текстового документа не досить. Рахунок має чітко вказувати назву Вашого бізнесу, зареєстровану адресу та точні банківські реквізити (включно з кодом SWIFT/BIC та IBAN). Залежно від країни, їм також може знадобитися рахунок-проформа, перш ніж вони взагалі зможуть почати оформлення замовлення.

По-друге, багато країн вимагають від клієнтів утримувати податок із платежів іноземним підрядникам чи постачальникам. Щоб цей податок не утримали з Вашої оплати, часто треба надати довідку про податкове резидентство від Вашого місцевого уряду. Вона доводить, що Ви сплачуєте податки у своїй країні, і дає клієнту змогу застосувати звільнення за угодою про уникнення подвійного оподаткування. Як отримати таку довідку, дізнайтеся у своєму місцевому податковому органі.

Насамкінець вони можуть попросити копію свідоцтва про реєстрацію компанії чи витягу з комерційного реєстру, щоб підтвердити, що Ви легальний суб’єкт господарювання. Тека з усіма цими стандартними документами, готова до надсилання поштою, значно пришвидшить Ваші міжнародні платежі.

Як структурувати умови міжнародної оплати

Щоб уникнути суперечок і розмивання маржі, умови міжнародної оплати мають бути вичерпними. Простого «Net 30» недостатньо для міжнародних операцій.

Умови мають вказувати точну валюту рахунку. Якщо Ви виставляєте рахунок в іноземній валюті, але очікуєте оплату в місцевій, треба вказати, який курс застосовуватиметься (наприклад, курс центрального банку на день оплати).

Також додайте згадані раніше інструкції щодо банківських комісій. Якщо клієнт ігнорує ці умови й надсилає платіж, що надходить неповним через банківські комісії, Вам доведеться вирішити: прийняти втрату чи вимагати решту. Вимагати дрібні залишки з-за кордону рідко вигідно, тому так важливо чітко задати правила до початку роботи. У Paper & Pen ці особливі умови міжнародної оплати можна зберегти як примітки за замовчуванням у шаблонах рахунків, щоб ніколи не забути додати їх до майбутніх рахунків.

Що робити далі

Перегляньте поточний список іноземних клієнтів і проаналізуйте, скільки маржі Ви втрачаєте на курсах і прихованих комісіях. Далі оновіть стандартні умови договору, щоб чітко визначити, хто несе валютний ризик, і зазначити, що всі комісії за переказ сплачує відправник. Насамкінець зберіть документи про податкове резидентство та реєстрацію компанії в одну теку, щоб надати їх фінансовим командам за кордоном, щойно вони попросять. Взявши процес виставлення рахунків під контроль, Ви гарантуєте, що прибуток, розрахований на папері, це той самий прибуток, що надходить на Ваш банківський рахунок.