Закриття місяця, яке малий бізнес справді може завершити

Двадцятого числа Ви сідаєте переглянути облік і розумієте, що вже не пам’ятаєте, за що постачальник списав гроші три тижні тому. Корпоративний світ вважає закриття місяця священним ритуалом, а власники малого бізнесу зазвичай бачать у ньому дратівливий адміністративний тягар. Коли немає окремого фінансового відділу, потрібен процес закриття, що практичний, швидкий і зосереджений на реальності.

Чому швидке закриття краще за ідеальне

Поширена помилка власників малого бізнесу: чекати кожен чек, перш ніж закрити місяць. Якщо чекати до двадцять п’ятого лютого, щоб закрити січень, фінансова інформація вже марна для ухвалення рішень. Трохи грубе закриття, завершене до п’ятого числа, набагато краще за ідеальне, завершене на три тижні пізніше.

Коли Ви закриваєте книги рано, можна помітити неоплачені рахунки й нагадати про них, поки клієнт ще пам’ятає виконану роботу. Можна помітити різке подорожчання матеріалів і скоригувати ціни, перш ніж брати нові замовлення. Змиріться з тим, що дрібний відсутній чек за невелику готівкову покупку можна внести наступного місяця. Головна мета швидко отримати чітку картину фінансового стану.

Уявіть закриття місяця як компас. Компас, що показує точні координати через місяць після того, як Ви заблукали, марний. Компас, що дає дуже добру оцінку півночі просто зараз, врятує бізнес. Швидкість дає змогу реагувати.

Крок 1: Зафіксуйте невиставлену роботу та відсутні рахунки

Почніть закриття з виручки. Легко надати послугу чи відвантажити товар і забути надіслати остаточний рахунок, особливо коли Ви зайняті щоденною роботою.

Перегляньте нотатки проєктів, табелі та журнали доставок. Якщо Ви завершили роботу, на неї треба виставити рахунок. Якщо Ви надіслали КП і її прийняли, перевірте, що остаточний рахунок відповідає погодженій сумі. Якщо Ви брали завдаток за великий проєкт, перевірте, чи досягли етапу для наступного рахунку. Якщо Ви регулярно надсилаєте той самий рахунок постійним клієнтам, переконайтеся, що регулярні рахунки сформовано та надіслано клієнту.

Не залишайте невиставлену роботу в нотатках. Чим довше Ви зволікаєте з рахунком, тим довше чекаєте оплати. Ця затримка прямо шкодить грошовому потоку. Якщо клієнт оскаржує нарахування, вирішити питання через кілька днів після роботи набагато легше, ніж через місяць. Переконайтеся, що кожна видаткова накладна має відповідний рахунок, перш ніж переходити до наступного кроку.

Крок 2: Зафіксуйте рахунки постачальників і витрати

Щойно виручку зафіксовано, переходьте до витрат. Зберіть рахунки постачальників, рахунки за комунальні послуги та всі квитанції підзвітних готівкових витрат. У багатьох торгових компаніях і компаніях послуг витоки дрібної готівки це головне джерело неточного обліку.

Внесіть у систему кожен рахунок постачальника, навіть якщо Ви ще його не оплатили. Це життєво важлива частина обліку за методом нарахування. Знати, скільки Ви винні, так само важливо, як знати, скільки у Вас у банку. Якщо постачальник надіслав податковий рахунок за матеріали, поставлені двадцять восьмого числа, ця витрата належить до записів цього місяця.

Якщо Ви імпортуєте товари, можливо, працюєте з кількома валютами. Переконайтеся, що рахунок постачальника зафіксовано за правильним курсом на день отримання рахунку. Розберіть цифрові чеки та паперові квитанції. Згрупуйте їх за категоріями: оренда, комунальні послуги, матеріали та канцтовари. Вносьте їх пакетами, щоб заощадити час. Якщо знайшли рахунок, що належить до попереднього місяця, внесіть його зараз, але з правильною датою, щоб поточний місяць не роздувався штучно старими витратами.

Крок 3: Звірте банківські рахунки

Банківська звірка це якір закриття місяця. Цей процес доводить, що операції у Вашому обліку збігаються з фактичним рухом грошей на банківському рахунку. Без цього кроку не можна довіряти жодному фінансовому звіту.

Оскільки малий бізнес часто працює з поєднанням банківських переказів, чеків і готівкових внесків, треба бути прискіпливим. Роздрукуйте чи завантажте офіційну банківську виписку за місяць. Пройдіть її рядок за рядком.

• Позначте кожен платіж клієнта, що надійшов на рахунок.
• Зіставте кожен вихідний платіж із відповідним рахунком постачальника.
• Зафіксуйте всі банківські комісії, відсотки чи курсові різниці, які Ви ще не вносили.
• Перевірте, що готівка, внесена в банк, збігається з готівковими продажами в книзі.

Власники малого бізнесу іноді випадково розраховуються бізнес-карткою за особисті витрати. Якщо у виписці трапилася особиста кава чи сімейна вечеря, зафіксуйте це як вилучення коштів власником, а не як витрату бізнесу. Змішування особистих і бізнесових фінансів це швидкий спосіб зіпсувати точність закриття.

Коли залишок у системі збігається із залишком у банківській виписці на останній день місяця, Ви знаєте, що Ваша грошова позиція точна. Якщо є розбіжність, її треба знайти. Непояснена різниця зазвичай означає відсутню витрату чи незафіксований платіж клієнта.

Крок 4: Порахуйте запаси

Якщо Ви продаєте фізичні товари, закриття не завершене, доки Ви не перевірите запаси. Запаси в програмі мають збігатися з фізичними товарами на полицях чи складі.

Не обов’язково щомісяця рахувати кожен шуруп чи кожну етикетку. Зосередьтеся на найдорожчих позиціях і товарах, що продаються найшвидше. Якщо облік складу показує сорок одиниць найпопулярнішого товару, а Ви нарахували тридцять п’ять, треба розібратися. Можливо, Ви забули зафіксувати продаж, а можливо, у Вас проблема з крадіжками.

Під час підрахунку шукайте пошкоджені чи прострочені товари. Якщо товар більше не можна продати, його треба списати. Непридатні до продажу товари в балансі хибно завищують вартість активів.

Скоригуйте записи відповідно до фізичного підрахунку. Так собівартість проданих товарів буде точною. Якщо Ви завищуєте запаси, Ви занижуєте витрати. Наприклад, якщо Ви купили десять одиниць по десять доларів і помилково вважаєте, що всі десять лишилися, а насправді лише п’ять, Ваші записи приховають п’ятдесят доларів витрат. Тобто Ви думатимете, що заробили більше, ніж насправді.

Лише три звіти, які варто читати

Формування фінансових звітів це винагорода за завершене закриття. Проте не треба читати десяток складних документів. Зосередьтеся на трьох конкретних речах.

Звіт	Що він показує	Чому це важливо
Звіт про прибутки та збитки	Загальні продажі мінус загальні витрати за місяць.	Показує, чи основна діяльність справді приносить гроші.
Баланс	Ваші активи, зобов’язання та власний капітал на конкретну дату.	Розкриває загальну фінансову стабільність і чи не винні Ви більше, ніж маєте.
Дебіторська заборгованість	Список клієнтів, які Вам винні, і наскільки прострочено їхні оплати.	Показує, яким клієнтам треба подзвонити негайно, щоб захистити грошовий потік.

Баланс це знімок. Він показує залишок у банку, вартість запасів і гроші, які Вам винні, як активи. Неоплачені рахунки постачальників і банківські кредити він показує як зобов’язання.

Читайте ці звіти того ж дня, коли завершили закриття. Шукайте тенденції. Прибуток упав, хоча продажі зросли? Значить, витрати повзуть угору. Клієнти платять повільніше? Можливо, варто надсилати нагадування про оплату раніше в циклі білінгу. Порівняйте цей місяць із попереднім, щоб побачити, чи рухається бізнес у правильному напрямку.

Що робити далі

Практичне закриття місяця це питання звички. Заблокуйте дві години в календарі на другий чи третій день наступного місяця. Ставтеся до цієї зустрічі з такою ж повагою, як до зустрічі з найкращим клієнтом.

Щоб наступного разу процес був швидшим, почніть упорядковувати документи вже сьогодні. Створіть просту теку на комп’ютері для цифрових рахунків постачальників і тримайте на столі лоток для паперових чеків. Якщо потрібен структурований спосіб вести записи, ознайомтеся з бухгалтерськими інструментами Paper & Pen, щоб облікові книги були впорядкованими протягом усього місяця. Не дозволяйте паперам накопичуватися. Трохи порядку щотижня, і закриття місяця стане завданням, яке Ви справді можете завершити.