Hóa đơn chiếu lệ là gì? Ý nghĩa, công dụng và ví dụ

Cơ quan U.S. International Trade Administration mô tả hóa đơn chiếu lệ là một báo giá dưới dạng hóa đơn. Người mua có thể dùng nó để xin giấy phép nhập khẩu, kiểm định trước khi giao hàng, mở thư tín dụng hoặc tiếp cận ngoại tệ cần cho một giao dịch mua từ nước ngoài. Vì thế nó hữu ích trước khi giao dịch bán được chốt, nhưng không thay thế các chứng từ bắt buộc khi giao dịch diễn ra.

Ý nghĩa của hóa đơn chiếu lệ

Hóa đơn chiếu lệ là một đề xuất chi tiết cho một giao dịch bán trong tương lai. Nó trông giống hóa đơn vì liệt kê người mua, người bán, mặt hàng, giá trị và điều khoản thương mại, nhưng được xuất trước khi hàng hóa hoặc dịch vụ được cung ứng. Nhiệm vụ của nó là cho người mua đủ chi tiết đã xác nhận để duyệt việc mua, thu xếp thanh toán hoặc chuẩn bị giấy tờ nhập khẩu.

Đừng coi chữ “chiếu lệ” là một khái niệm pháp lý chung cho mọi nơi. Thời điểm tính thuế, khoản thanh toán trước và yêu cầu về hóa đơn khác nhau giữa các nước. Với Oman, hãy xem hướng dẫn VAT Oman có dẫn nguồn và các quy định của Tax Authority trước khi dựa vào một chứng từ cho mục đích VAT.

Khi nào nên dùng hóa đơn chiếu lệ?

Hãy dùng khi người mua cần thông tin chi tiết như hóa đơn trước khi chứng từ bán hàng cuối cùng có thể được xuất. Các tình huống thường gặp gồm:

• Thương mại quốc tế: người mua cần giá trị, trọng lượng, điều kiện giao hàng hoặc ngày giao hàng dự kiến để xin duyệt nhập khẩu.
• Duyệt mua hàng nội bộ: phòng tài chính hoặc mua hàng cần một chứng từ chính thức trước khi giải ngân ngân sách hoặc phát hành đơn đặt hàng.
• Thỏa thuận thanh toán trước: hai bên muốn ghi lại mặt hàng dự kiến, loại tiền và điều khoản thanh toán trước khi chuyển tiền.
• Công việc theo yêu cầu: phạm vi đã được thống nhất đủ chặt để lập đề xuất chi tiết từng khoản, nhưng công việc hoặc việc giao hàng chưa diễn ra.

Nếu người mua chỉ cần một lời chào giá ban đầu, một báo giá có thể là đủ. Bài hướng dẫn về báo giá, bản ước tính và hóa đơn chiếu lệ giải thích mỗi chứng từ phù hợp ở đâu.

Một ví dụ đơn giản về hóa đơn chiếu lệ

Hãy hình dung một nhà cung cấp thiết bị ở Muscat đang chuẩn bị một đơn hàng ra nước ngoài. Người mua cần một chứng từ để xin duyệt nhập khẩu trước khi nhà cung cấp gửi bất cứ thứ gì. Nhà cung cấp xuất một hóa đơn chiếu lệ ghi rõ hai bên, mô tả và số lượng thiết bị, trọng lượng lô hàng, loại tiền, Incoterm đã thỏa thuận, điều khoản thanh toán, ngày giao hàng dự kiến và ngày đề xuất còn hiệu lực.

Người mua dùng chứng từ đó để hoàn tất việc phê duyệt và thu xếp nhập khẩu. Nếu đơn hàng được tiến hành, người bán sau đó xuất các chứng từ thương mại, thuế và thanh toán cần cho giao dịch thực tế. Hóa đơn chiếu lệ vẫn là một phần hồ sơ đàm phán, không thay thế hóa đơn cuối cùng.

Tạo hoặc quản lý chứng từ

Dùng công cụ tạo hóa đơn chiếu lệ miễn phí khi bạn cần một chứng từ in được mà không phải mở tài khoản. Doanh nghiệp muốn lưu hóa đơn chiếu lệ cùng các chứng từ bán hàng khác có thể dùng khu vực hóa đơn chiếu lệ của Paper & Pen.