ما هي الفاتورة المبدئية (البروفورما)؟ ومتى تستخدمها
Paper & Pen
تبدو الفاتورة المبدئية (البروفورما) شبه مطابقة للفاتورة العادية، لكنها تؤدي دوراً مختلفاً تماماً. الخلط بينهما قد يسبب لك ولعميلك مشكلات محاسبية وضريبية. يشرح هذا الدليل ما هي الفاتورة المبدئية، وكيف تختلف عن الفاتورة الضريبية، والحالات التي يكون فيها إرسالها هو القرار الذكي.
ما هي الفاتورة المبدئية فعلياً
الفاتورة المبدئية هي بيان بيع أولي يُرسَل قبل تسليم البضائع أو الخدمات. اعتبرها تقديراً تفصيلياً بحسن نية لكن في صيغة فاتورة. تخبر المشتري بالضبط بما سيُحاسَب عليه، وبأي عملة، وبأي شروط، حتى يتمكن من اعتماد الشراء أو ترتيب الدفع أو فتح الأوراق التي يحتاجها قبل إتمام الصفقة.
والأهم أن الفاتورة المبدئية ليست مطالبة بالدفع وليست مستنداً ضريبياً. فهي لا تسجّل عملية بيع في دفاترك ولا تُنشئ التزاماً بضريبة القيمة المضافة أو ضريبة المبيعات.
الفاتورة المبدئية مقابل الفاتورة الفعلية
يختلف المستندان في الغرض والثقل القانوني:
- التوقيت. تصدر المبدئية قبل المعاملة، أما الفاتورة الضريبية فتصدر بعد توريد البضائع أو الخدمات.
- المحاسبة. لا تُقيَّد المبدئية كإيراد أو ذمة مدينة. أما الفاتورة الضريبية فتُقيَّد وتشكّل جزءاً من مسار التدقيق.
- الضريبة. تحمل المبدئية ضريبة تقديرية لتخطيط العميل، لكن لا يمكن استخدامها لاسترداد ضريبة المدخلات. الفاتورة الضريبية الصحيحة وحدها تتيح ذلك.
- الدفع. تدعو المبدئية إلى قرار أو دفعة مقدمة، بينما تسجّل الفاتورة النهائية المبلغ المستحق فعلاً.
- الترقيم. تستخدم شركات كثيرة سلسلة منفصلة بادئتها «PRO-» للفواتير المبدئية لإبقائها خارج التسلسل الرسمي للفواتير.
باختصار: الفاتورة المبدئية تساعد الطرفين على الاتفاق على الصفقة، والفاتورة الضريبية تُغلِقها.
متى تستخدم الفاتورة المبدئية
أرسلها كلما احتاج المشتري إلى رقم ثابت قبل أن تتمكن من التسليم أو قبل أن يتمكن من الدفع. ومن الحالات الشائعة:
- طلبات الدفع المقدم أو العربون، حيث يدفع العميل أولاً وتورّد أنت لاحقاً.
- التجارة الدولية، حيث تتطلب الجمارك أو تصاريح الاستيراد أو خطاب الاعتماد مستنداً يتضمن القيم قبل الشحن.
- اعتماد الشراء في الشركات، حيث يحتاج فريق المشتريات إلى مستند لإصدار أمر شراء أو الإفراج عن الميزانية.
- تسعير عمل مخصص اتُّفِق على نطاقه لكنك تريد مستنداً أكثر رسمية من عرض السعر البسيط.
إن كنت تحتاج فقط إلى تقدير أخف في مرحلة البيع، فقد يكفي عرض السعر. أما إذا احتاج المشتري إلى تفاصيل قريبة من الفاتورة للالتزام، فالفاتورة المبدئية هي الأنسب.
كيفية إنشاء واحدة
يماثل الهيكل الفاتورة العادية (بياناتك، بيانات المشتري، البنود، العملة، الضريبة التقديرية، الإجماليات) مع اختلافين: يحمل المستند عنوان «فاتورة مبدئية» بوضوح، ويذكر أنه ليس فاتورة ضريبية. يمكنك إنتاج واحدة نظيفة في أقل من دقيقة عبر مولّد الفاتورة المبدئية المجاني، بأي عملة وبأي معدل ضريبي.
عندما يعتمد العميل وتقوم بالتسليم، حوّلها إلى فاتورة فعلية ليُسجَّل البيع بشكل صحيح. مع برنامج الفوترة المجاني يكون هذا التحويل بنقرة واحدة، وتتوافق دفاترك وضرائبك وترقيمك تلقائياً.
تحتاج إلى إرسال واحدة اليوم؟ افتح مولّد الفاتورة المبدئية المجاني، أو استكشف مجموعة الأدوات الكاملة في صفحة الأسعار.