الفوترة والمستندات
إشعار تسليم (DN)
إشعار التسليم هو مستند تجاري يرافق شحنة البضائع ويوضح وصف وكمية المواد المرفقة دون عرض قيمتها المالية.
ما هو إشعار تسليم؟
إشعار التسليم، والذي يُطلق عليه غالباً مذكرة الإرسال أو إيصال استلام البضائع، يرافق شحنتك الفعلية لإبلاغ المشتري بمحتويات الطرد بدقة. وتستخدمه لإدراج وصف المنتجات، ورموز الأصناف، والكميات المضمنة في الشحنة. والأهم من ذلك، أن إشعار التسليم عادةً ما يخفي الأسعار، مما يضمن عدم اطلاع موظفي المستودعات أو سائقي النقل على القيمة المالية للبضائع التي يتعاملون معها. عند وصول الشحنة، يقوم الطرف المستلم بمطابقة البضائع الفعلية مع إشعار التسليم. وإذا تطابقت الكميات، يقوم بالتوقيع على المستند. وتصبح هذه النسخة الموقعة بمثابة إثبات التسليم الخاص بك. وفي حال حدوث نزاع لاحقاً بشأن أصناف مفقودة أو طلبات غير مكتملة، يمكنك تقديم إشعار التسليم الموقع كدليل ملموس على أن العميل استلم ما تم الاتفاق عليه بالضبط.
كيف يعمل إشعار التسليم
تبدأ العملية بعد تأكيد العميل للطلب وإعداد فريقك للبضائع الفعلية للشحن. تقوم بإنشاء إشعار التسليم مباشرة من أمر المبيعات، مما يضمن مطابقة كميات الأصناف لما تم تعبئته بالفعل. بعد ذلك، يتم إرفاق المستند المطبوع بخارج الطرد أو تسليمه لسائق التوصيل. عند الوصول إلى الوجهة، يفحص العميل الشحنة ويستخدم إشعار التسليم كقائمة مراجعة للتحقق من وصول الأصناف والكميات الصحيحة. وإذا كان كل شيء على ما يرام، يوقع العميل المستند ويدون التاريخ عليه. يعيد السائق النسخة الموقعة إلى مكتبك، حيث يقوم فريق الحسابات بأرشفتها وإصدار فاتورة المبيعات النهائية للبضائع المسلمة.
- تقوم بإنشاء المستند من أمر مبيعات معتمد قبل تعبئة البضائع.
- يستخدم فريق المستودع الإشعار المطبوع لتجهيز وتعبئة الكميات الصحيحة.
- ينقل السائق البضائع مع إرفاق الإشعار بالشحنة.
- يقوم العميل بعدّ الأصناف المستلمة ومقارنتها بالكميات المدرجة.
- يوقع العميل على المستند للإقرار بالاستلام ويعيده إلى السائق.
أهمية هذا لمشروعك
يحمي إصدار إشعار التسليم عملك التجاري من الادعاءات الكاذبة بعدم الاستلام. فبدون إثبات تسليم موقع، قد يدعي العميل أنه لم يستلم البضائع أبداً، مما يتركك دون دليل للمطالبة بالدفع. كما أنه يسهل عملية الاستلام لعملائك، مما يساعدهم على تحديث سجلات مخزونهم بسرعة. وإذا كانت هناك أصناف تالفة أو مفقودة، يدون العميل ذلك على المستند قبل التوقيع، مما يسهل عملية المرتجعات. وبما أن Paper & Pen ينشئ الفواتير والعروض والإيصالات، يمكنك بسهولة ربط مستندات التسليم بالفواتير النهائية.
انظر أيضاً
أسئلة
الأسئلة الشائعة
هل إشعار التسليم هو نفسه الفاتورة؟
هل أحتاج إلى الاحتفاظ بإشعارات التسليم الموقعة؟
ماذا يحدث إذا كان هناك نقص أو تلف في الشحنة؟
مصطلحات ذات صلة
- أمر البيع أمر البيع هو مستند داخلي يصدره البائع عند استلام أمر الشراء، لتأكيد تفاصيل السلع أو الخدمات المقرر تقديمها للمشتري.
- Invoice الفاتورة هي مستند تجاري يصدره البائع للمشتري، يوضح تفاصيل المنتجات أو الخدمات المقدمة ويحدد المبلغ المستحق عن تلك المعاملة.
- أمر الشراء أمر الشراء هو مستند ملزم قانوناً يصدره المشتري إلى المورد، يأذن بالشراء ويفصل الأصناف والكميات والأسعار المتفق عليها بدقة.
- إشعار دائن الإشعار الدائن هو مستند تجاري يصدره البائع للمشتري، يقلل أو يلغي المبلغ المستحق في فاتورة صادرة مسبقاً بسبب أخطاء أو مرتجعات أو تلفيات.
- إشعار مدين الإشعار المدين هو مستند تجاري يصدره المشتري لطلب رصيد دائن، أو البائع لزيادة المبلغ المستحق في فاتورة قائمة.
- تقدير سعر التقدير هو حساب تقريبي للتكلفة المتوقعة لوظيفة أو مشروع معين، تقدمه الشركة للعميل المحتمل قبل بدء العمل.