الفوترة والمستندات
أمر الشراء (PO)
أمر الشراء هو مستند ملزم قانوناً يصدره المشتري إلى المورد، يأذن بالشراء ويفصل الأصناف والكميات والأسعار المتفق عليها بدقة.
ما هو أمر الشراء؟
أمر الشراء هو طلبك الرسمي لشراء سلع أو خدمات من المورد. بمجرد قبول المورد له، يصبح المستند عقداً ملزماً قانوناً. يحدد هذا المستند بدقة ما تريده، والكميات المطلوبة، والسعر المتفق عليه، وتاريخ التسليم المتوقع. من خلال إصدار أمر الشراء قبل إتمام المعاملة، فإنك تحمي عملك من أي زيادات غير متوقعة في الأسعار ومن سوء الفهم حول تفاصيل الطلب. في المحاسبة وإدارة المخزون، يعد هذا المستند الخطوة الأولى في دورة المشتريات. وهو يشكل الأساس لعملية المطابقة الثلاثية، وهي إجراء رقابة داخلي بالغ الأهمية تقارن فيه بين أمر الشراء وإيصال استلام البضائع وفاتورة المورد النهائية لضمان عدم دفع مبالغ إلا مقابل ما طلبته واستلمته بالفعل.
كيف يعمل أمر الشراء
تبدأ عملية الشراء عندما تحدد حاجتك لسلع أو خدمات وتقوم بصياغة أمر شراء يفصل متطلباتك. ثم ترسل هذا المستند إلى المورد لمراجعته. بمجرد قبول المورد للطلب، يبدأ في تجهيز الأصناف للتسليم. وعند وصول البضائع، يقوم موظفو الاستلام بمطابقة إشعار التسليم مع أمر الشراء الأصلي للتأكد من وصول الأصناف والكميات الصحيحة. وأخيراً، يرسل المورد فاتورة الدفع. يقوم فريق الحسابات الدائنة بعد ذلك بإجراء مطابقة ثلاثية، حيث يقارن بين أمر الشراء وسجل الاستلام والفاتورة. وإذا تطابقت المستندات الثلاثة تماماً، تتم الموافقة على دفع الفاتورة.
- يحدد المشتري الحاجة ويقوم بصياغة المستند متضمناً تفاصيل الأصناف.
- يرسل المشتري المستند الرسمي إلى المورد للموافقة عليه.
- يقبل المورد الطلب، مما ينشئ عقداً ملزماً قانوناً.
- يقوم المورد بتسليم البضائع مصحوبة بإشعار التسليم المقابل.
- يقارن المشتري البضائع المستلمة بأمر الشراء الأصلي.
- تقوم إدارة الحسابات الدائنة بمطابقة أمر الشراء، وإيصال الاستلام، والفاتورة قبل الدفع.
مثال عملي
تحتاج شركة الخليج للتجارة ش.م.م إلى إعادة تخزين المستلزمات المكتبية. فتقوم بإصدار أمر شراء إلى شركة مكتبات المدينة لشراء 50 صندوقاً من ورق الطابعات بسعر $20 للصندوق الواحد، و10 خراطيش حبر بسعر $45 للواحدة. يدرج أمر الشراء مبلغاً فرعياً قدره $1,000 للورق (50 x $20) ومبلغ $450 للحبر (10 x $45)، مما ينتج عنه قيمة إجمالية للطلب تبلغ $1,450. وعندما تقوم مكتبات المدينة بتسليم البضائع، تطابق شركة الخليج للتجارة الشحنة المستلمة مع أمر الشراء البالغ $1,450. وإذا وصل 40 صندوقاً فقط من الورق، يعرف المشتري على الفور أن الشحنة غير مكتملة.
أهمية هذا لمشروعك
يمنحك استخدام أوامر الشراء رقابة صارمة على نفقات عملك. وبدونها، قد يقوم الموظفون بطلب السلع بشكل غير رسمي، مما يجعلك غير متأكد مما تم التصريح به أو السعر الذي تم الاتفاق عليه. وغالباً ما يؤدي هذا النقص في التوثيق إلى الدفع الزائد للموردين أو قبول شحنات غير صحيحة. يمنع نظام أوامر الشراء الرسمي هذه الأخطاء ويوفر مسار تدقيق واضحاً للمحاسب الخاص بك. كما يساعدك على إدارة التدفق النقدي من خلال توضيح المدفوعات القادمة بدقة. إن استخدام نظام مثل Paper & Pen، الذي يتتبع المخزون ويصدر الفواتير مجاناً مدى الحياة، يجعل إدارة مستندات المشتريات هذه أمراً غاية في السهولة.
انظر أيضاً
أسئلة
الأسئلة الشائعة
ما الفرق بين أمر الشراء والفاتورة؟
هل يمكن للمورد رفض أمر الشراء؟
لماذا تعد المطابقة الثلاثية مهمة؟
مصطلحات ذات صلة
- أمر البيع أمر البيع هو مستند داخلي يصدره البائع عند استلام أمر الشراء، لتأكيد تفاصيل السلع أو الخدمات المقرر تقديمها للمشتري.
- Invoice الفاتورة هي مستند تجاري يصدره البائع للمشتري، يوضح تفاصيل المنتجات أو الخدمات المقدمة ويحدد المبلغ المستحق عن تلك المعاملة.
- الحسابات الدائنة الحسابات الدائنة هي إجمالي الديون قصيرة الأجل المستحقة على شركتك للموردين والبائعين مقابل سلع أو خدمات تلقيتها ولكنك لم تدفع ثمنها بعد.
- إشعار تسليم إشعار التسليم هو مستند تجاري يرافق شحنة البضائع ويوضح وصف وكمية المواد المرفقة دون عرض قيمتها المالية.
- قائمة المواد قائمة المواد هي قائمة شاملة بالمواد الخام والمكونات والإرشادات اللازمة لتركيب منتج نهائي أو تصنيعه أو إصلاحه.
- إشعار دائن الإشعار الدائن هو مستند تجاري يصدره البائع للمشتري، يقلل أو يلغي المبلغ المستحق في فاتورة صادرة مسبقاً بسبب أخطاء أو مرتجعات أو تلفيات.