ما هي المصروفات النثرية؟

ما هو المصروفات النثرية؟

عند إدارة شركة، غالباً ما تواجه مصروفات صغيرة مثل شراء مستلزمات الضيافة للمكتب، أو دفع أجرة سيارة أجرة، أو شراء قرطاسية طارئة. إن تحرير شيك أو إجراء تحويل بنكي لهذه المبالغ الزهيدة أمر غير عملي. بدلاً من ذلك، تحتفظ بصندوق نقدي صغير يُعرف باسم المصروفات النثرية. ولإحكام الرقابة على هذه الأموال، تستخدم الشركات عادةً نظام السلفة المستديمة. وبموجب هذه الطريقة، يتم تحديد رصيد ثابت للصندوق. وعندما يحتاج الموظف إلى نقدية، فإنه يقدم إيصالاً مقابل مشترياته. ويجب أن يعادل مجموع النقدية المتبقية والإيصالات التي تم جمعها دائماً رصيد السلفة المستديمة الثابت. وعندما يوشك النقد على النفاد، يتم سحب الأموال من الحساب البنكي الرئيسي لإعادة الصندوق إلى مبلغه الأصلي، مع تسجيل المصروفات المتراكمة في دفتر الأستاذ العام في ذلك الوقت.

معادلة استعاضة السلفة المستديمة

Replenishment Amount = Fixed Imprest Balance - Cash on Hand

يحدد هذا الحساب بدقة مقدار الأموال التي يجب سحبها من البنك لاستعاضة الصندوق. ويجب أن يتطابق مبلغ الاستعاضة تماماً مع إجمالي الإيصالات التي تم جمعها.

آلية عمل المصروفات النثرية

تبدأ دورة صندوق المصروفات النثرية عندما تسحب مبلغاً محدداً من حسابك البنكي التجاري وتضعه في صندوق نقدي آمن. وتعين موظفاً معيناً، يُعرف باسم أمين صندوق النثرية، لإدارة هذا الصندوق. وكلما احتاج شخص ما إلى إجراء عملية شراء بسيطة، يقوم أمين الصندوق بتسليم النقد واستلام إيصال ورقي في المقابل. وبدلاً من ذلك، يمكن للموظف شراء السلعة من ماله الخاص وتقديم الإيصال إلى أمين الصندوق لاسترداد المبلغ. يسجل أمين الصندوق كل معاملة في دفتر المصروفات النثرية. وفي نهاية الفترة، أو عندما يوشك النقد على النفاد، يجمع أمين الصندوق الإيصالات. ثم تقوم بإصدار شيك لتعويض المبلغ الذي تم إنفاقه بالضبط، مما يعيد النقد الفعلي إلى رصيد البداية.

سحب مبلغ ثابت من البنك لتأسيس رصيد السلفة المستديمة الأولي.
تعيين أمين صندوق واحد لتأمين صندوق النقد واعتماد المدفوعات.
جمع إيصال أو سند صرف صالح لكل عملية شراء يتم إجراؤها.
تسجيل كل مصروف في دفتر يومية أو جدول بيانات مخصص للمصروفات النثرية.
استعاضة الصندوق عن طريق تحويل المجموع الدقيق للنقد المنفق.

مثال عملي

تؤسس شركة الخليج للتجارة ذ.م.م صندوقاً للمصروفات النثرية برصيد سلفة مستديمة ثابت قدره 500. وخلال الشهر، يدفع أمين الصندوق 40 مقابل ضيافة المكتب، و60 لخدمة البريد السريع، و150 لحبر طابعة طارئ. يجمع أمين الصندوق إيصالات المشتريات الثلاثة، والتي يبلغ مجموعها 250. ولفحص الصندوق، يقوم أمين الصندوق بعد النقد الفعلي المتبقي، والذي يعادل 250. ويتطابق إجمالي النقد المتوفر (250) والإيصالات (250) مع رصيد السلفة الأصلي البالغ 500. ولاستعاضة الصندوق للشهر التالي، تقوم الشركة بتحويل 250 بالضبط من حسابها البنكي الرئيسي إلى صندوق النقد.

أهمية هذا لمشروعك

تعد إدارة المصروفات النثرية بشكل صحيح أمراً حيوياً لمنع السرقة والحفاظ على دقة سجلاتك المالية. وبدون نظام سلفة مستديمة صارم، يمكن أن تتراكم السحوبات النقدية الصغيرة بسرعة لتتحول إلى خسائر غير مسجلة ذات قيمة. ويؤدي هذا إلى تشويه هوامش أرباحك وتعقيد تقاريرك الضريبية، حيث تفقد القدرة على المطالبة بخصومات للمصروفات التجارية غير الموثقة. إن تعيين أمين صندوق واحد يخلق مسؤولية واضحة ويضمن تتبع كل عملة نقدية. ولتسهيل هذه العملية، يقوم Paper & Pen بترحيل قيود اليومية مباشرة إلى دفتر الأستاذ العام، مما يساعدك على تسجيل مصروفات النثرية المستعاضة بدقة. كما تحمي التسويات الدورية رأس المال العامل وتحافظ على الانضباط المالي.

انظر أيضاً

أسئلة

الأسئلة الشائعة

ما الفرق بين المصروفات النثرية والنقدية المتوفرة؟

النقدية المتوفرة مصطلح واسع يشمل جميع العملات الورقية والمعدنية التي تحتفظ بها المنشأة، بما في ذلك النقد في صناديق البيع بالتجزئة والأموال التي تنتظر إيداعها في البنك. أما المصروفات النثرية فهي جزء محدد ومحدود من تلك النقدية المتوفرة، يتم تخصيصه حصرياً لدفع المصروفات التجارية اليومية البسيطة.

كم مرة يجب استعاضة صندوق المصروفات النثرية؟

ينبغي استعاضة الصندوق كلما انخفض النقد الفعلي إلى مستوى لا يكفي لتغطية المصروفات البسيطة المتوقعة. بالنسبة لبعض الشركات، يحدث هذا أسبوعياً، بينما قد تحتاج شركات أخرى إلى تغذية الصندوق مرة واحدة فقط في الشهر. كما يجب عليك استعاضته في نهاية الفترة المالية لضمان تسجيل جميع المصروفات.

ماذا يحدث إذا لم يتطابق رصيد المصروفات النثرية؟

إذا لم يعادل النقد المتبقي بالإضافة إلى الإيصالات رصيد السلفة المستديمة الثابت، فهذا يعني وجود زيادة أو عجز نقدي. يجب عليك التحقق من الفارق لمعرفة ما إذا كان هناك إيصال مفقود أو إذا تم إرجاع متبقي نقدي غير صحيح. وإذا تعذر العثور على المبلغ المفقود، فيجب تسجيل الفرق كمصروف في دفتر الأستاذ العام.

مصطلحات ذات صلة

تصفح جميع المصطلحات