الفوترة والمستندات
الفاتورة الأولية
الفاتورة الأولية هي فاتورة تمهيدية تُرسل إلى المشترين قبل شحن البضائع أو تقديم الخدمة، وتوضح التكاليف التقديرية دون إنشاء مطالبة قانونية بالدفع أو ذمم مدينة محاسبية.
ما هو الفاتورة الأولية؟
تعمل الفاتورة الأولية كاتفاقية حسن نية بينك وبين عميلك. وهي تبدو تماماً كالفاتورة العادية، حيث توضح السلع أو الخدمات والكميات والأسعار التي تخطط لتقديمها. ومع ذلك، فهي ليست مطالبة رسمية بالدفع ولا تنشئ قيداً للذمم المدينة في دفتر الأستاذ العام. ونظراً لأنها تمهيدية، فإن إصدار الفاتورة الأولية لا ينشئ نقطة استحقاق ضريبي لضريبة القيمة المضافة (VAT). ستحتاج لاحقاً إلى إصدار فاتورة ضريبية نهائية بمجرد اكتمال البيع أو عند استلام الدفعة، وذلك بناءً على القواعد المحددة من قبل هيئة الضرائب المحلية. وبينما يعد عرض السعر عرضاً أولياً قد يتفاوض عليه العميل، فإن الفاتورة الأولية تُصدر عادةً بعد موافقة المشتري على الشروط وقبل تأكيد التفاصيل النهائية.
كيفية عمل الفاتورة الأولية
تبدأ العملية عندما يقبل العميل عرض السعر الأولي ويقدم طلباً. وقبل شحن البضائع أو بدء العمل، تقوم بإنشاء فاتورة أولية لتأكيد التفاصيل الدقيقة للمعاملة. ترسل هذا المستند إلى المشتري، الذي يستخدمه لترتيب موافقات الشراء الداخلية، أو تأمين خطاب اعتماد، أو معالجة دفعة مقدمة. وإذا كانت البضائع تعبر الحدود، فقد يستخدمها المشتري أيضاً للتخليص الجمركي أو حساب الرسوم الجمركية. وبمجرد تسليم البضائع أو اكتمال الخدمة، تقوم بإصدار فاتورة ضريبية نهائية. تحل الفاتورة النهائية محل الفاتورة الأولية وتسجل الإيرادات رسمياً في نظامك المحاسبي.
- يؤكد المشتري رغبته في شراء السلع أو الخدمات.
- تقوم بإصدار فاتورة أولية توضح التكاليف والكميات المتوقعة بالتفصيل.
- يستخدم المشتري المستند لتأمين التمويل أو ترتيب التخليص الجمركي.
- يدفع المشتري دفعة مقدمة بناءً على إجمالي الفاتورة الأولية.
- تقوم بتسليم العناصر المتفق عليها وإصدار فاتورة ضريبية نهائية.
مثال عملي
وافقت شركة الخليج للتجارة ش.م.م على توريد 50 كرسي مكتب لعميل من الشركات بسعر 40 OMR للكرسي الواحد. وقبل الشحن، أصدرت شركة الخليج للتجارة فاتورة أولية بمبلغ 2,000 OMR (50 كرسي مضروبة في 40 OMR). وأشار المستند إلى اشتراط دفع دفعة مقدمة بنسبة 25 بالمائة. استخدم العميل الفاتورة الأولية للحصول على الموافقة الداخلية ودفع مبلغ مقدم بقيمة 500 OMR (2,000 OMR مضروبة في 0.25). بعد ذلك، قامت شركة الخليج للتجارة بتسليم الكراسي وأصدرت فاتورة ضريبية نهائية بكامل المبلغ البالغ 2,000 OMR. تسجل الفاتورة النهائية الإيرادات وتخصم مبلغ 500 OMR المدفوع مسبقاً، مما يترك رصيداً مستحقاً قدره 1,500 OMR.
أهمية هذا لمشروعك
يساعد استخدام الفواتير الأولية في حماية تدفقاتك النقدية وتجنب الأخطاء المحاسبية. فمن خلال طلب دفعة مقدمة بناءً على فاتورة أولية، فإنك تقلل من مخاطر عدم الدفع قبل تخصيص الموارد لطلب كبير. علاوة على ذلك، ونظراً لأن الفاتورة الأولية لا تُسجل كعملية بيع، فإنك تتجنب دفع ضريبة القيمة المضافة على المعاملات التي قد تُلغى أو يتغير نطاقها. وإذا تغيرت كمية الطلب النهائية، فما عليك سوى إصدار الفاتورة الضريبية النهائية بالمبلغ الدقيق للعناصر التي تم تسليمها. يتيح لك Paper & Pen إنشاء الفواتير وعروض الأسعار والإيصالات، مما يتيح لك تحويل عرض السعر بسهولة إلى فاتورة أولية ثم إلى فاتورة نهائية.
أسئلة
الأسئلة الشائعة
هل يمكنني استخدام الفاتورة الأولية للمطالبة بضريبة القيمة المضافة؟
ما الفرق بين عرض السعر والفاتورة الأولية؟
هل أقوم بتعيين رقم فاتورة للفاتورة الأولية؟
مصطلحات ذات صلة
- عرض سعر عرض السعر هو وثيقة رسمية تقدم للمشتري المحتمل لتقديم سلع أو خدمات محددة بسعر ثابت وشروط معينة لفترة محدودة.
- فاتورة ضريبية الفاتورة الضريبية هي وثيقة قانونية تصدرها منشأة مسجلة للمشتري، توضح السلع أو الخدمات المقدمة ومبلغ الضريبة المحدد المحصل على تلك البيعة.
- أمر البيع أمر البيع هو مستند داخلي يصدره البائع عند استلام أمر الشراء، لتأكيد تفاصيل السلع أو الخدمات المقرر تقديمها للمشتري.
- أمر الشراء أمر الشراء هو مستند ملزم قانوناً يصدره المشتري إلى المورد، يأذن بالشراء ويفصل الأصناف والكميات والأسعار المتفق عليها بدقة.
- إشعار دائن الإشعار الدائن هو مستند تجاري يصدره البائع للمشتري، يقلل أو يلغي المبلغ المستحق في فاتورة صادرة مسبقاً بسبب أخطاء أو مرتجعات أو تلفيات.
- إشعار مدين الإشعار المدين هو مستند تجاري يصدره المشتري لطلب رصيد دائن، أو البائع لزيادة المبلغ المستحق في فاتورة قائمة.