অ্যাকাউন্টিং এবং বুককিপিং
চার্ট অব অ্যাকাউন্টস (COA)
চার্ট অব অ্যাকাউন্টস হলো একটি ব্যবসায়ের লেনদেন রেকর্ড করতে এবং আর্থিক বিবরণী প্রস্তুত করতে ব্যবহৃত প্রতিটি আর্থিক হিসাবের একটি সম্পূর্ণ ও সুসংগঠিত তালিকা।
চার্ট অব অ্যাকাউন্টস কী?
চার্ট অব অ্যাকাউন্টসকে আপনার পুরো ব্যবসায়ের একটি ফাইলিং সিস্টেম হিসেবে বিবেচনা করতে পারেন। যখনই আপনি অর্থ ব্যয় বা গ্রহণ করেন, তখন লেনদেনটিকে অবশ্যই শ্রেণীবদ্ধ করতে হবে যাতে আপনি সঠিকভাবে জানতে পারেন যে আপনার টাকা কোথায় গেছে এবং কোথা থেকে এসেছে। এই চার্টটি এই লেনদেনগুলো রেকর্ড করার জন্য প্রয়োজনীয় নির্দিষ্ট বিভাগ বা হিসাবগুলো প্রদান করে। এটি সাধারণত পাঁচটি প্রধান গ্রুপে বিভক্ত থাকে: সম্পদ (assets), দায় (liabilities), ইক্যুইটি (equity), রাজস্ব (revenue) এবং ব্যয় (expenses)। আপনার ব্যবসা বৃদ্ধির সাথে সাথে, আপনি নির্দিষ্ট বিবরণ ট্র্যাক করতে নতুন হিসাব যুক্ত করবেন, যেমন অফিস সরবরাহকে ভাড়া থেকে আলাদা করা। একটি সুগঠিত তালিকা নিশ্চিত করে যে আপনার বুককিপার দ্রুত লেনদেন শ্রেণীবদ্ধ করতে পারবেন। এই কাঠামোটি ডাবল-এন্ট্রি বুককিপিংয়ের ভিত্তি তৈরি করে, যা নিশ্চিত করে যে আপনার আর্থিক বিবরণী আপনার প্রতিষ্ঠানের আর্থিক অবস্থা সঠিকভাবে প্রতিফলিত করছে। এটি ছাড়া, আপনার আর্থিক কর্মক্ষমতা ট্র্যাক করা বিশৃঙ্খল এবং ভুল হওয়ার ঝুঁকিপূর্ণ হয়ে পড়ে।
চার্ট অব অ্যাকাউন্টস কীভাবে কাজ করে
একটি চার্ট অব অ্যাকাউন্টস সেট আপ করার অর্থ হলো আপনার ব্যবসায়ের প্রতিটি আর্থিক বিভাগের জন্য একটি অনন্য নাম এবং রেফারেন্স নম্বর বরাদ্দ করা। নম্বরিং সিস্টেমটি হিসাবের ধরনের ওপর ভিত্তি করে একটি যৌক্তিক ক্রম অনুসরণ করে। সম্পদ সাধারণত এক নম্বর দিয়ে শুরু হয়, দায় দুই দিয়ে, ইক্যুইটি তিন দিয়ে, রাজস্ব চার দিয়ে এবং ব্যয় পাঁচ দিয়ে শুরু হয়। যখন কোনো লেনদেন ঘটে, আপনি বা আপনার অ্যাকাউন্ট্যান্ট ডেবিট এবং ক্রেডিট করার জন্য উপযুক্ত হিসাবগুলো নির্বাচন করবেন। উদাহরণস্বরূপ, একটি ইউটিলিটি বিল পরিশোধ করার অর্থ হলো আপনার ইউটিলিটি হিসাবে একটি ব্যয় রেকর্ড করা এবং আপনার ব্যাংক অ্যাকাউন্ট হ্রাস করা। অ্যাকাউন্টিং সফটওয়্যার এই ম্যাপ করা হিসাবগুলো ব্যবহার করে স্বয়ংক্রিয়ভাবে আপনার ব্যালেন্স শিট এবং লাভ-ক্ষতির বিবরণী তৈরি করে। নির্দিষ্ট খরচ বা আয়ের উৎসগুলো আরও ঘনিষ্ঠভাবে ট্র্যাক করতে আপনি যেকোনো সময় সাব-অ্যাকাউন্ট যুক্ত করে এই তালিকাটি কাস্টমাইজ করতে পারেন।
- আর্থিক রিপোর্টিংয়ের জন্য প্রয়োজনীয় পাঁচটি প্রধান হিসাবের ধরন চিহ্নিত করুন।
- প্রতিটি প্রধান হিসাবের বিভাগের জন্য একটি যৌক্তিক নম্বরিং ব্লক বরাদ্দ করুন।
- ব্যক্তিগত সম্পদ, দায়, আয় এবং ব্যয়ের জন্য নির্দিষ্ট হিসাব তৈরি করুন।
- প্রতিটি ব্যবসায়িক লেনদেন সঠিক সংশ্লিষ্ট হিসাবে রেকর্ড করুন।
- আপনার ব্যবসায়িক কার্যক্রম প্রসারিত হওয়ার সাথে সাথে সাব-অ্যাকাউন্টগুলো পর্যালোচনা এবং যুক্ত করুন।
আপনার ব্যবসার জন্য এটি কেন গুরুত্বপূর্ণ
একটি পরিচ্ছন্ন চার্ট অব অ্যাকাউন্টস আপনাকে আপনার ব্যবসায়ের কর্মক্ষমতা সম্পর্কে তাৎক্ষণিক ধারণা দেয়। যদি আপনার হিসাবগুলো খুব বেশি বিস্তৃত হয়, তবে আপনি সঠিকভাবে জানতে পারবেন না যে কোন খরচগুলো আপনার লাভের মার্জিন কমিয়ে দিচ্ছে। যদি সেগুলো খুব বেশি বিস্তারিত হয়, তবে লেনদেন শ্রেণীবদ্ধ করা একটি ক্লান্তিকর কাজ হয়ে দাঁড়ায়। সঠিক ভারসাম্য বজায় রাখলে আপনি বিনিয়োগকারী, কর কর্তৃপক্ষ এবং অভ্যন্তরীণ পর্যালোচনার জন্য সঠিক রিপোর্ট তৈরি করতে পারবেন। একটি আদেশ কাঠামো বছরের শেষে আপনার হিসাবের বই একজন অ্যাকাউন্ট্যান্টের কাছে হস্তান্তর করাও সহজ করে তোলে। Paper & Pen সরাসরি আপনার চার্ট অব অ্যাকাউন্টসে জার্নাল এন্ট্রি পোস্ট করে, যা আপনার আর্থিক রেকর্ডগুলো স্বয়ংক্রিয়ভাবে সংগঠিত রাখে।
আরও দেখুন
প্রশ্ন
সাধারণ প্রশ্নসমূহ
আমি কি পরে আমার চার্ট অব অ্যাকাউন্টস পরিবর্তন করতে পারি?
জেনারেল লেজার এবং চার্ট অব অ্যাকাউন্টসের মধ্যে পার্থক্য কী?
একটি ছোট ব্যবসায়ের কয়টি হিসাব থাকা উচিত?
সম্পর্কিত শব্দসমূহ
- General ledger জেনারেল লেজার হলো একটি ব্যবসার প্রধান হিসাবের বই, যেখানে সম্পদ, দায়, ইক্যুইটি, রাজস্ব এবং ব্যয় ট্র্যাক করার জন্য সমস্ত আর্থিক লেনদেন অ্যাকাউন্ট অনুযায়ী শ্রেণীবদ্ধ করে রাখা হয়।
- Double-entry bookkeeping ডাবল-এন্ট্রি বুককিপিং হলো হিসাবরক্ষণের একটি মৌলিক পদ্ধতি যেখানে হিসাব সমীকরণকে নিখুঁতভাবে ভারসাম্যপূর্ণ রাখতে প্রতিটি আর্থিক লেনদেনের জন্য অন্তত দুটি সমান এবং বিপরীত এন্ট্রি প্রয়োজন।
- জার্নাল এন্ট্রি জার্নাল এন্ট্রি হলো একটি আনুষ্ঠানিক অ্যাকাউন্টিং রেকর্ড যা তারিখ, প্রভাবিত অ্যাকাউন্ট এবং সমপরিমাণ ডেবিট ও ক্রেডিট দেখিয়ে ব্যবসায়িক লেনদেন নথিভুক্ত করে।
- Balance sheet ব্যালেন্স শিট হলো একটি আর্থিক বিবরণী যা একটি নির্দিষ্ট সময়ে কোম্পানির সম্পদ, দায় এবং শেয়ারহোল্ডারদের ইক্যুইটি প্রদর্শন করে ব্যবসার সামগ্রিক আর্থিক অবস্থার চিত্র তুলে ধরে।
- লাভ-ক্ষতির বিবরণী লাভ-ক্ষতির বিবরণী হলো একটি আর্থিক প্রতিবেদন যা একটি নির্দিষ্ট সময়ে কোম্পানির রাজস্ব, খরচ এবং ব্যয়সমূহের সংক্ষিপ্তসার তুলে ধরে, যা থেকে বোঝা যায় কোম্পানিটি লাভ করেছে নাকি লোকসান গুনেছে।
- Accounts payable Accounts payable হলো আপনার ব্যবসার সরবরাহকারী এবং বিক্রেতাদের কাছে থাকা স্বল্পমেয়াদী ঋণের মোট পরিমাণ, যা আপনি পণ্য বা পরিষেবার জন্য পেয়েছেন কিন্তু এখনও পরিশোধ করেননি।