Co je zálohová faktura (proforma)? Význam, použití a příklad
Paper & Pen Updated
Quick answer
Zálohová faktura (proforma) je předprodejní nabídka ve formě faktury, kterou posíláte před dodáním. Co obsahuje, kdy ji použít a čím se liší od daňové faktury.
Key facts
- Zálohová faktura (proforma) popisuje navrhovaný prodej ještě před dodáním zboží nebo služeb.
- Pomáhá kupujícímu zajistit interní schválení, dovozní doklady, akreditiv nebo zálohovou platbu.
- Není to konečná daňová faktura a musí být jasně označena jako proforma.
- Konečná faktura se musí řídit daňovými a fakturačními pravidly země, která se na transakci vztahuje.
Americká U.S. International Trade Administration popisuje zálohovou fakturu (proforma) jako nabídku ve formě faktury. Kupující ji může použít k vyřízení dovozní licence, kontroly před odesláním, akreditivu nebo přístupu k měně potřebné pro nákup v zahraničí. Je tedy užitečná ještě před uzavřením prodeje, ale nenahrazuje doklady, které jsou povinné, jakmile transakce proběhne.
Co znamená zálohová faktura (proforma)
Zálohová faktura (proforma) je podrobný návrh budoucího prodeje. Vypadá jako faktura, protože uvádí kupujícího, prodávajícího, položky, hodnoty a obchodní podmínky, ale vystavuje se dříve, než je zboží nebo služba dodána. Jejím úkolem je dát kupujícímu dost potvrzených údajů, aby mohl nákup schválit, zajistit platbu nebo připravit dovozní doklady.
Slovo „proforma“ neberte jako všeobecnou právní kategorii. Okamžik zdanitelného plnění, zálohové platby i požadavky na faktury se v každé zemi liší. Pro Omán si před použitím dokladu pro účely DPH projděte průvodce DPH v Ománu s odkazy na zdroje a předpisy Tax Authority.
Kdy použít zálohovou fakturu (proforma)?
Použijte ji, když kupující potřebuje údaje na úrovni faktury dříve, než lze vystavit konečný prodejní doklad. Typické situace:
- Mezinárodní obchod: kupující potřebuje k dovoznímu schválení hodnoty, hmotnosti, dodací podmínky nebo předpokládané datum odeslání.
- Interní schválení nákupu: finanční nebo nákupní oddělení potřebuje formální doklad, než uvolní rozpočet nebo objednávku.
- Zálohové platby: obě strany chtějí mít navrhované položky, měnu a platební podmínky zaznamenané dříve, než se pohnou peníze.
- Zakázková práce: rozsah je dohodnutý natolik, že jde sestavit položkový návrh, ale práce ani dodávka ještě neproběhly.
Pokud kupující potřebuje jen první cenovou nabídku, často stačí nabídka. Průvodce nabídkami, rozpočty a zálohovými fakturami vysvětluje, kam který doklad patří.
Jednoduchý příklad zálohové faktury
Představte si dodavatele vybavení v Maskatu, který připravuje zahraniční objednávku. Kupující potřebuje doklad pro dovozní schválení dříve, než dodavatel cokoli odešle. Dodavatel proto vystaví zálohovou fakturu (proforma), na které jsou obě strany, popis a množství vybavení, hmotnost zásilky, měna, sjednaný Incoterm, platební podmínky, předpokládané datum odeslání a datum, do kdy návrh platí.
Kupující s tímto dokladem dokončí schválení a dovozní formality. Pokud se objednávka uskuteční, prodávající pak vystaví obchodní, daňové a platební doklady, které skutečná transakce vyžaduje. Proforma zůstává součástí záznamu o jednání, ne náhradou konečné faktury.
Vytvořte nebo spravujte doklad
Když potřebujete doklad k tisku bez zakládání účtu, použijte generátor zálohových faktur zdarma. Firmy, které chtějí mít zálohové faktury pohromadě s ostatními prodejními doklady, mohou využít pracovní prostor pro zálohové faktury v Paper & Pen.
Zálohová faktura (proforma) vs nabídka vs daňová faktura
| Otázka | Zálohová faktura (proforma) | Nabídka | Daňová faktura |
|---|---|---|---|
| Hlavní účel | Podrobný návrh ve formě faktury | Obchodní nabídka ceny a podmínek | Zachycuje zdanitelný prodej podle platného práva |
| Obvyklé načasování | Před dokončením prodeje nebo odeslání | Na začátku obchodního jednání | Když to vyžaduje zdanitelné plnění nebo platba |
| Účetní dopad | Samotný doklad obvykle nevytváří výnos ani pohledávku | Samotná nabídka obvykle nevytváří účetní zápis | Zaúčtuje se podle dokončené transakce |
| Daňový status | Není konečnou daňovou fakturou | Není konečnou daňovou fakturou | Daňový doklad podléhající místním požadavkům |
| Co následuje | Kupující schválí, připraví doklady nebo zaplatí zálohu | Kupující přijme, odmítne nebo vyjednává | Prodávající zaúčtuje a uchová dokončený prodej |
Jak vystavit zálohovou fakturu (proforma)
-
Doklad jasně označte
Použijte název Zálohová faktura (proforma) a uveďte, že nejde o daňovou fakturu. Dejte jí jedinečné číslo oddělené od číselné řady konečných faktur.
-
Uveďte prodávajícího a kupujícího
Doplňte obchodní názvy, adresy a kontakty obou stran a referenci kupujícího, pokud ji má.
-
Popište navrhované plnění
Vypište každou položku nebo službu, množství, jednotkovou cenu a celkovou částku. U zásilek doplňte hmotnosti a rozměry, pokud jsou důležité.
-
Uveďte obchodní podmínky
Uveďte měnu, slevy, platební podmínky, místo dodání nebo Incoterm, předpokládané datum odeslání a datum platnosti, pokud se hodí.
-
Odhadovanou daň uvádějte opatrně
Pokud uvádíte odhadovanou DPH nebo daň z prodeje, označte ji jako odhad a konečné daňové zacházení ověřte podle pravidel, která na transakci platí.
-
Konečné doklady vystavte ve správnou chvíli
Když se obchod uskuteční, vystavte obchodní, daňové, platební nebo jiné doklady, které vyžaduje platné právo a skutečné plnění.
Primary sources
- Pro Forma Invoice · U.S. International Trade Administration · citováno 22. srpna 2026
- Oman VAT Executive Regulations, Decision 53/2021 · Oman Tax Authority · citováno 22. srpna 2026