Être payé à l'international sans perdre sa marge

Vous chiffrez un projet avec soin pour dégager un bénéfice, mais quand le paiement du client étranger arrive enfin sur votre compte, votre marge a disparu. Entre les taux de change qui fluctuent et les déductions inattendues des banques intermédiaires, la facturation internationale coûte souvent bien plus que prévu aux entreprises.

Choisir la bonne devise pour votre facture

Quand vous vendez à un client dans un autre pays, la première décision est la devise à faire figurer sur la facture. Vous avez en général trois options : votre devise locale, la devise locale du client, ou une troisième devise largement échangée comme le dollar américain ou l’euro.

Facturer dans votre propre devise est l’option la plus sûre pour votre trésorerie. Si vous attendez 5 000 rials omanais, vous facturez exactement ce montant. Le client demande à sa banque d’envoyer 5 000 rials omanais, et sa banque calcule combien de sa devise locale il faut pour le virement. Vous recevez exactement ce que vous avez facturé.

Cependant, beaucoup de grands clients internationaux préfèrent être facturés dans leur propre devise pour simplifier leur comptabilité. Si vous l’acceptez, c’est vous qui portez le risque de change. Une troisième option consiste à utiliser une grande devise mondiale. C’est courant dans des régions comme l’Asie du Sud et le Golfe, où les entreprises facturent souvent par défaut en dollars américains pour le commerce international.

Comprendre le risque de change

Le risque de change est l’incertitude financière créée par les variations de change entre la date d’émission de la facture et la date à laquelle le client la paie réellement.

Si vous émettez une facture en devise étrangère avec un délai de paiement de 30 jours, la valeur de cette devise bougera pendant ces 30 jours. Si elle s’affaiblit face à votre monnaie locale, le paiement finalement reçu vaudra moins que prévu. Votre marge baisse d’autant.

Voici une comparaison qui montre qui porte le risque financier selon la devise choisie :

Devise de facturation	Qui porte le risque de change ?	Effet sur le paiement reçu
Votre devise locale	Le client	Vous recevez exactement le montant facturé.
Devise locale du client	Vous (le fournisseur)	Le montant final reçu dépend du cours du marché le jour du virement.
Troisième devise (par ex. USD)	Les deux parties	Vous et le client faites face à une incertitude selon l’évolution de vos devises respectives face à la troisième.

Si vous devez facturer en devise étrangère, intégrez ce risque à votre prix de départ. Quand vous préparez vos propositions avec des devis, vous pouvez ajouter une petite marge de sécurité au prix pour vous protéger des petites variations de change, avant même que le client accepte le travail.

Pourquoi le taux de change de la facture compte pour votre comptabilité

La devise choisie n’affecte pas seulement votre solde bancaire. Elle a aussi un effet direct sur votre comptabilité et sur le calcul de votre marge brute.

Quand vous émettez une facture en devise étrangère, votre système comptable doit enregistrer ce chiffre d’affaires dans votre devise de référence à la date d’émission. Par exemple, si vous émettez une facture de 10 000 dollars américains, votre comptabilité enregistre la contre-valeur en devise locale selon le taux de change de ce jour-là.

Trente jours plus tard, le client paie les 10 000 dollars américains. Entre-temps, le taux de change a changé. Quand l’argent arrive sur votre compte local, il se convertit en un montant local différent de celui enregistré au départ.

Cet écart s’appelle un gain ou une perte de change réalisé. Si le nouveau taux vous donne plus de devise locale que prévu, vous avez un gain réalisé. S’il vous en donne moins, vous avez une perte réalisée. Vous devez enregistrer cet écart dans vos grands livres de comptabilité pour que votre compte de résultat reflète fidèlement la réalité de l’opération. Négliger cette étape donne une comptabilité confuse et des déclarations fiscales inexactes en fin d’exercice.

Gérer les frais bancaires et les frais d’intermédiaires

Les taux de change ne sont que la moitié de l’équation des paiements internationaux. L’autre moitié, ce sont les frais bancaires. Quand l’argent circule à l’international par le réseau SWIFT, il passe souvent par une ou plusieurs banques intermédiaires avant d’arriver sur votre compte. Ces banques ne travaillent pas gratuitement.

Quand un client lance un virement international, sa banque lui demande qui doit payer les frais. Le client peut choisir l’un de trois codes d’instruction :

• OUR : le client paie tous les frais bancaires. Vous recevez le montant total de la facture.
• SHA (partagés) : le client paie les frais de sa propre banque, mais les banques intermédiaires prélèvent leurs frais directement sur le montant transféré. Vous recevez moins que ce que vous avez facturé.
• BEN (bénéficiaire) : vous payez tous les frais bancaires. La banque du client et toutes les banques intermédiaires prélèvent leurs frais sur le montant principal. Vous recevez nettement moins que ce que vous avez facturé.

Beaucoup de clients choisissent SHA par défaut, car partager les frais leur paraît juste. Pourtant, les frais d’intermédiaires peuvent être étonnamment élevés. Pour protéger vos marges, indiquez explicitement vos conditions de paiement sur vos factures. Ajoutez une mention claire précisant que tous les paiements doivent parvenir au bénéficiaire nets de frais bancaires, et demandez au client de choisir l’option « OUR » lors de la mise en place du virement.

Les documents indispensables pour les services financiers étrangers

Obtenir l’accord d’un client international sur vos conditions est un bon début, mais son service financier ne peut pas envoyer de l’argent à l’étranger sur un simple coup de tête. Les virements internationaux sont très encadrés pour prévenir le blanchiment d’argent et la fuite des capitaux.

Avant de pouvoir débloquer un paiement, un service financier étranger a en général besoin de documents précis de votre part. Si vous ne les fournissez pas d’emblée, votre paiement sera retardé le temps qu’il vous les réclame.

D’abord, il lui faut une facture commerciale parfaitement présentée. Un simple document texte ne suffit pas. La facture doit indiquer clairement la raison sociale de votre entreprise, son adresse enregistrée et vos coordonnées bancaires exactes (code SWIFT/BIC et IBAN compris). Selon le pays, il peut aussi exiger une facture pro forma avant même de lancer le processus de bon de commande.

Ensuite, beaucoup de pays obligent les clients à pratiquer une retenue à la source sur les paiements aux prestataires ou fournisseurs étrangers. Pour éviter que cette retenue soit déduite de votre paiement, vous devez souvent fournir un certificat de résidence fiscale délivré par votre administration. Il prouve que vous payez vos impôts dans votre pays et permet au client d’appliquer l’exonération prévue par une convention de non-double imposition. Renseignez-vous auprès de votre administration fiscale pour savoir comment demander ce certificat.

Enfin, il peut demander une copie de votre certificat de constitution ou de votre registre du commerce pour prouver que votre entreprise existe légalement. Garder un dossier prêt à envoyer avec tous ces documents de conformité standard accélère nettement vos paiements internationaux.

Structurer vos conditions de paiement internationales

Pour éviter les litiges et l’érosion des marges, vos conditions de paiement internationales doivent être exhaustives. Un simple « net 30 » ne suffit pas pour une opération transfrontalière.

Vos conditions doivent préciser la devise exacte de la facture. Si vous facturez en devise étrangère mais comptez être payé dans votre devise locale, indiquez quel taux de change s’appliquera (par exemple, le taux de la banque centrale le jour du paiement).

Vous devez aussi inclure les instructions sur les frais bancaires évoquées plus haut. Si un client ignore ces conditions et envoie un paiement amputé par les frais bancaires, vous devez choisir entre absorber la perte ou lui réclamer le solde. Réclamer de petits soldes à l’étranger est rarement rentable : d’où l’importance de fixer clairement les règles avant le début du travail. Avec Paper & Pen, vous pouvez enregistrer ces conditions de paiement internationales comme notes par défaut sur vos modèles de facture, pour ne jamais oublier de les inclure sur vos prochaines factures.

Que faire ensuite

Passez en revue votre liste actuelle de clients internationaux et analysez la marge que vous perdez à cause des taux de change et des frais cachés. Mettez ensuite à jour vos conditions contractuelles standard pour définir clairement qui porte le risque de change et préciser que tous les frais de virement sont à la charge du donneur d’ordre. Enfin, réunissez vos documents de résidence fiscale et d’immatriculation de société dans un seul dossier pour les fournir aux services financiers étrangers dès qu’ils les demandent. En maîtrisant votre processus de facturation, vous faites en sorte que le bénéfice calculé sur le papier soit bien celui qui arrive sur votre compte.