Wat is een proforma-factuur? Betekenis, gebruik en voorbeeld
Paper & Pen Updated
Quick answer
Een proforma-factuur is een offerte vóór de verkoop in factuurformaat, verstuurd vóór de levering. Zie wat erop staat, wanneer je hem gebruikt en hoe hij verschilt van een btw-factuur.
Key facts
- Een proforma-factuur beschrijft een voorgenomen verkoop voordat de goederen of diensten worden geleverd.
- Hij kan een koper helpen bij interne goedkeuring, invoerpapieren, een kredietbrief of een vooruitbetaling.
- Het is niet de definitieve btw-factuur en moet duidelijk als proforma worden aangeduid.
- De definitieve factuur moet voldoen aan de belasting- en factuurregels van het rechtsgebied dat voor de transactie geldt.
De U.S. International Trade Administration beschrijft een proforma-factuur als een offerte in factuurformaat. Een koper kan hem gebruiken om een invoervergunning, een inspectie vóór verzending, een kredietbrief of toegang tot de valuta voor een aankoop in het buitenland te regelen. Dat maakt hem nuttig vóórdat de verkoop definitief is, maar hij vervangt niet de documenten die nodig zijn zodra de transactie plaatsvindt.
Betekenis van een proforma-factuur
Een proforma-factuur is een gedetailleerd voorstel voor een toekomstige verkoop. Ze ziet eruit als een factuur, omdat ze koper, verkoper, artikelen, waarden en commerciële voorwaarden noemt, maar wordt uitgegeven voordat de goederen of diensten worden geleverd. Haar taak is de koper genoeg bevestigde details te geven om de aankoop goed te keuren, de betaling te regelen of invoerpapieren voor te bereiden.
Behandel het woord “proforma” niet als een universele juridische categorie. Belastingmomenten, vooruitbetalingen en factuureisen verschillen per land. Raadpleeg voor Oman de Omaanse btw-gids met bronvermelding en de regelgeving van de Tax Authority voordat je op een document vertrouwt voor btw-doeleinden.
Wanneer gebruik je een proforma-factuur?
Gebruik er een als de koper details op factuurniveau nodig heeft voordat het definitieve verkoopdocument kan worden uitgegeven. Gebruikelijke situaties zijn:
- Internationale handel: de koper heeft waarden, gewichten, leveringsvoorwaarden of een geschatte verzenddatum nodig voor invoergoedkeuring.
- Interne aankoopgoedkeuring: een financiële of inkoopafdeling heeft een formeel document nodig voordat ze een budget of inkooporder vrijgeeft.
- Afspraken over vooruitbetaling: beide partijen willen de voorgestelde artikelen, valuta en betaalvoorwaarden vastleggen voordat er geld beweegt.
- Maatwerk: de omvang is nauwkeurig genoeg afgesproken voor een gespecificeerd voorstel, maar het werk of de levering heeft nog niet plaatsgevonden.
Heeft de koper alleen een vroeg prijsaanbod nodig, dan volstaat misschien een offerte. De gids over offertes, schattingen en proforma-facturen legt uit waar elk document past.
Een eenvoudig voorbeeld van een proforma-factuur
Stel je een leverancier van apparatuur in Muscat voor die een buitenlandse bestelling voorbereidt. De koper heeft een document nodig voor invoergoedkeuring voordat de leverancier iets verzendt. De leverancier geeft een proforma-factuur uit met beide partijen, de omschrijving en aantallen van de apparatuur, zendinggewichten, de valuta, de afgesproken Incoterm, betaalvoorwaarden, geschatte verzenddatum en de datum tot wanneer het voorstel geldig blijft.
De koper gebruikt dat document om de goedkeuring en invoerregelingen af te ronden. Gaat de bestelling door, dan geeft de verkoper de handels-, belasting- en betaaldocumenten uit die voor de werkelijke transactie nodig zijn. De proforma blijft deel van het onderhandelingsdossier en is geen vervanging voor de definitieve factuur.
Het document maken of beheren
Gebruik de gratis proforma-factuurgenerator als je een afdrukbaar document nodig hebt zonder een account te openen. Bedrijven die proforma-facturen naast hun andere verkoopdocumenten willen bewaren, kunnen de proforma-factuurwerkruimte van Paper & Pen gebruiken.
Proforma-factuur versus offerte versus btw-factuur
| Vraag | Proforma-factuur | Offerte | Btw-factuur |
|---|---|---|---|
| Hoofddoel | Gedetailleerd voorstel in factuurformaat | Commercieel aanbod met prijs en voorwaarden | Legt een belaste verkoop vast volgens de toepasselijke wet |
| Gebruikelijk tijdstip | Voordat de verkoop of zending is afgerond | Vroeg in het verkoopgesprek | Wanneer de belaste levering of betaling dat vereist |
| Boekhoudkundig effect | Normaal geen omzet of vordering alleen door het document | Normaal geen boeking alleen door het aanbod | Geboekt volgens de afgeronde transactie |
| Belastingstatus | Niet de definitieve btw-factuur | Niet de definitieve btw-factuur | Belastingdocument onder lokale vereisten |
| Wat daarna gebeurt | De koper keurt goed, regelt papieren of betaalt een voorschot | De koper accepteert, wijst af of onderhandelt | De verkoper boekt en bewaart de afgeronde verkoop |
Zo maak je een proforma-factuur
-
Geef het document een duidelijk label
Gebruik de titel Proforma-factuur en vermeld dat het geen btw-factuur is. Geef het een uniek referentienummer dat los staat van de reeks van de definitieve factuur.
-
Vermeld verkoper en koper
Voeg de juridische namen, adressen en contactgegevens toe die beide partijen nodig hebben, plus de referentie van de koper als die er is.
-
Beschrijf de voorgenomen levering
Noem elk artikel of elke dienst, het aantal, de waarde per eenheid en het totaal. Voeg gewichten en afmetingen toe als die ertoe doen voor een zending.
-
Noem de commerciële voorwaarden
Toon de valuta, kortingen, betaalvoorwaarden, leverpunt of Incoterm, de geschatte verzenddatum en de geldigheidsdatum waar relevant.
-
Toon geschatte belasting zorgvuldig
Toon je geschatte btw of omzetbelasting, label die dan als schatting en bevestig de definitieve belastingbehandeling volgens de regels die voor de transactie gelden.
-
Geef de definitieve documenten uit op het juiste moment
Gaat de transactie door, maak dan de handels-, belasting-, kwitantie- of andere documenten die de toepasselijke wet en de werkelijke levering vereisen.
Primary sources
- Pro Forma Invoice · U.S. International Trade Administration · geraadpleegd op 22 augustus 2026
- Oman VAT Executive Regulations, Decision 53/2021 · Oman Tax Authority · geraadpleegd op 22 augustus 2026