Как получать оплату из-за рубежа без потери маржи

Вы тщательно считаете цену проекта, чтобы заложить прибыль, но к тому времени, когда платёж иностранного клиента доходит до Вашего банковского счёта, маржа исчезает. Из-за колебаний валютных курсов и неожиданных удержаний банков-посредников выставление счетов за границу часто обходится бизнесу гораздо дороже, чем он ожидал.

Как выбрать валюту счёта

Когда Вы продаёте клиенту из другой страны, первое решение касается валюты, которую Вы укажете в счёте. Обычно есть три варианта: Ваша местная валюта, местная валюта клиента или широко используемая третья валюта, например доллар США или евро.

Счёт в собственной местной валюте остаётся самым безопасным вариантом для Вашего денежного потока. Если Вы рассчитываете получить 5 000 оманских риалов, Вы выставляете счёт ровно на эту сумму. Клиент идёт в свой банк, просит отправить 5 000 оманских риалов, и банк сам считает, сколько местной валюты клиента нужно для перевода. Вы получаете ровно то, что выставили.

Однако многие крупные иностранные клиенты предпочитают получать счета в своей валюте, чтобы упростить собственный учёт. Соглашаясь на это, Вы берёте валютный риск на себя. Третий вариант: использовать одну из главных мировых валют. Это обычная практика в таких регионах, как Южная Азия и страны Залива, где компании в международной торговле часто по умолчанию выставляют счета в долларах США.

Что такое валютный риск

Валютный риск представляет собой финансовую неопределённость из-за колебаний курса между датой выставления счёта и датой, когда клиент его фактически оплачивает.

Если Вы выставляете счёт в иностранной валюте со сроком оплаты 30 дней, стоимость этой валюты за эти 30 дней изменится. Если валюта ослабнет относительно Вашей местной, полученный в итоге платёж будет стоить меньше, чем Вы рассчитывали. Это напрямую снижает Вашу маржу.

Вот сравнение того, как выбор валюты влияет на то, кто несёт финансовый риск:

Валюта счёта	Кто несёт валютный риск?	Влияние на полученный платёж
Ваша местная валюта	Клиент	Вы получаете ровно выставленную сумму.
Местная валюта клиента	Вы (поставщик)	Итоговая полученная сумма зависит от рыночного курса в день перевода.
Третья валюта (например, USD)	Обе стороны	И Вы, и клиент сталкиваетесь с неопределённостью в зависимости от того, как ваши валюты меняются относительно третьей.

Если без счёта в иностранной валюте не обойтись, заложите этот риск в первоначальную цену. Создавая предложения через КП, можно добавить к цене небольшой запас, чтобы защититься от небольших колебаний курса ещё до того, как клиент согласится на работу.

Почему курс в счёте важен для учёта

Выбранная валюта влияет не только на остаток на банковском счёте. Она также напрямую влияет на учёт и на то, как Вы считаете валовую маржу.

Когда Вы выставляете счёт в иностранной валюте, бухгалтерская система должна отразить эту выручку в базовой валюте на дату выставления счёта. Например, если Вы выставили счёт на 10 000 долларов США, в учёте будет записан эквивалент в местной валюте по курсу именно этого дня.

Через тридцать дней клиент платит 10 000 долларов США. К этому времени курс изменился. Когда деньги поступают на Ваш местный банковский счёт, они превращаются в другую сумму в местной валюте, чем Вы изначально записали.

Эта разница называется реализованной курсовой прибылью или убытком. Если по новому курсу Вы получаете больше местной валюты, чем изначально записали, у Вас реализованная прибыль. Если меньше, реализованный убыток. Эту разницу нужно отразить в регистрах бухгалтерии, чтобы отчёт о прибылях и убытках точно отражал реальность операции. Если пропустить этот шаг, учёт запутается, а налоговая отчётность в конце финансового года окажется неточной.

Банковские комиссии и комиссии банков-посредников

Курсы валют составляют лишь половину уравнения международного платежа. Вторая половина связана с банковскими комиссиями. Когда деньги идут за границу через сеть SWIFT, они часто проходят через один или несколько банков-посредников, прежде чем попасть на Ваш счёт. Эти банки не работают бесплатно.

Когда клиент отправляет международный банковский перевод, его банк спрашивает, кто оплачивает комиссии за перевод. Клиент может выбрать один из трёх кодов:

• OUR: клиент оплачивает все банковские комиссии. Вы получаете полную сумму счёта.
• SHA (Shared): клиент оплачивает комиссии своего банка, а банки-посредники удерживают свои комиссии прямо из суммы перевода. Вы получаете меньше, чем выставили.
• BEN (Beneficiary): Вы оплачиваете все банковские комиссии. Банк клиента и все банки-посредники удерживают комиссии из основной суммы. Вы получаете значительно меньше, чем выставили.

Многие клиенты по умолчанию выбирают SHA, потому что делить расходы кажется справедливым. Однако комиссии посредников бывают неожиданно высокими. Чтобы защитить маржу, нужно явно прописать условия оплаты в счетах. Добавьте понятное примечание о том, что все платежи должны поступать получателю без удержания банковских комиссий, и попросите клиента выбрать вариант «OUR» при оформлении перевода.

Документы, которые нужны зарубежным финансовым отделам

Согласие иностранного клиента с Вашими условиями становится отличным первым шагом, но его финансовый отдел не может просто так отправить деньги за границу. Международные переводы строго регулируются, чтобы предотвращать отмывание денег и бегство капитала.

Прежде чем зарубежный финансовый отдел сможет провести платёж, ему обычно нужны от Вас определённые документы. Если не предоставить их заранее, платёж задержится, пока они будут добиваться от Вас бумаг.

Во-первых, нужен безупречно оформленный коммерческий счёт. Простого текстового документа недостаточно. В счёте должны быть чётко указаны название Вашей компании, зарегистрированный адрес и точные банковские реквизиты (включая код SWIFT/BIC и IBAN). В зависимости от страны им может понадобиться счёт-проформа, прежде чем они вообще смогут начать оформление заказа.

Во-вторых, во многих странах клиенты обязаны удерживать налог с платежей иностранным подрядчикам или поставщикам. Чтобы этот налог у источника не вычли из Вашего платежа, часто нужно предоставить справку о налоговом резидентстве от местных властей. Она подтверждает, что Вы платите налоги в своей стране, и позволяет клиенту применить освобождение по соглашению об избежании двойного налогообложения. Узнайте в местном налоговом органе, как запросить такую справку.

Наконец, могут попросить копию свидетельства о регистрации или коммерческой регистрации компании, чтобы подтвердить, что Вы законно действующее юридическое лицо. Папка со всеми этими стандартными документами, готовыми к отправке по email, заметно ускорит международные платежи.

Как выстроить условия оплаты для иностранных клиентов

Чтобы избежать споров и размывания маржи, условия оплаты для иностранных клиентов должны быть исчерпывающими. Простого «30 дней» недостаточно для международных сделок.

В условиях нужно указать точную валюту счёта. Если Вы выставляете счёт в иностранной валюте, но ждёте оплату в местной, укажите, какой курс будет применяться (например, курс центрального банка на день оплаты).

Также включите указания о банковских комиссиях, о которых шла речь выше. Если клиент проигнорирует эти условия и платёж придёт с недостачей из-за комиссий, придётся решать, списать потерю или добиваться остатка. Взыскивать небольшие остатки через границу редко бывает выгодно, поэтому так важно чётко задать правила до начала работы. В Paper & Pen эти условия оплаты для иностранных клиентов можно сохранить как примечания по умолчанию в шаблонах счетов, чтобы никогда не забывать их в будущих счетах.

Что делать дальше

Просмотрите текущий список иностранных клиентов и оцените, сколько маржи Вы теряете на курсах и скрытых комиссиях. Затем обновите стандартные условия договора: чётко определите, кто несёт валютный риск, и пропишите, что все комиссии за банковский перевод оплачивает отправитель. Наконец, соберите справку о налоговом резидентстве и документы о регистрации компании в одну папку, чтобы сразу отправлять их зарубежным финансовым отделам по запросу. Взяв процесс выставления счетов под контроль, Вы добиваетесь того, что прибыль, посчитанная на бумаге, и есть та прибыль, которая приходит на Ваш банковский счёт.