Закрытие месяца, которое малый бизнес действительно может завершить

Двадцатого числа Вы садитесь просмотреть учёт и понимаете, что уже не помните, за что поставщик выставил Вам счёт три недели назад. В корпоративном мире закрытие месяца считают священным ритуалом, а владельцы малого бизнеса обычно видят в нём раздражающую административную нагрузку. Когда нет собственного финансового отдела, нужен процесс закрытия, который практичен, быстр и опирается на реальность.

Почему быстрое закрытие лучше идеального

Частая ошибка владельцев малого бизнеса: ждать, пока соберутся абсолютно все чеки, прежде чем закрывать месяц. Если закрывать январь двадцать пятого февраля, финансовая информация уже бесполезна для решений. Немного шероховатое закрытие к пятому числу гораздо лучше идеального, но опоздавшего на три недели.

Закрывая учёт рано, Вы замечаете неоплаченные счета и напоминаете о них, пока клиент ещё помнит выполненную работу. Вы видите внезапный рост стоимости материалов и корректируете цены до того, как возьмёте новые заказы. Смиритесь с тем, что недостающий чек за мелкую покупку за наличные можно отразить в следующем месяце. Главная цель: быстро получить ясную картину финансового состояния.

Думайте о закрытии месяца как о компасе. Компас, который показывает точные координаты через месяц после того, как Вы заблудились, бесполезен. Компас, который прямо сейчас даёт очень хорошую оценку направления на север, спасёт Ваш бизнес. Скорость даёт возможность реагировать.

Шаг 1: Учтите невыставленную работу и пропущенные счета

Начните закрытие с выручки. Легко оказать услугу или отгрузить товар и забыть отправить итоговый счёт, особенно когда Вы заняты текущей работой.

Просмотрите заметки по проектам, табели и журналы доставок. Если работа завершена, её нужно выставить. Если было принято КП, проверьте, что итоговый счёт совпадает с согласованной суммой. Если Вы взяли депозит по крупному проекту, проверьте, не достигнут ли этап для следующего счёта. Если Вы регулярно отправляете один и тот же счёт постоянным клиентам, убедитесь, что регулярные счета сформированы и отправлены клиенту.

Не оставляйте невыставленную работу в заметках. Чем дольше Вы ждёте со счётом, тем дольше ждёте оплаты. Такая задержка напрямую бьёт по денежному потоку. Если клиент оспаривает сумму, решить вопрос гораздо проще через несколько дней после завершения работы, чем через месяц. Убедитесь, что каждой накладной соответствует счёт на продажу, прежде чем переходить к следующему шагу.

Шаг 2: Запишите счета поставщиков и расходы

Отразив выручку, переходите к затратам. Соберите счета поставщиков, коммунальные счета и все расписки по мелким наличным расходам. Во многих торговых и сервисных компаниях утечки через подотчётные наличные становятся главным источником неточностей в учёте.

Внесите в систему каждый счёт поставщика, даже если Вы его ещё не оплатили. Это важная часть учёта по методу начисления. Знать, сколько Вы должны, так же важно, как знать, сколько у Вас в банке. Если поставщик прислал налоговый счёт за материалы, поставленные двадцать восьмого числа, этот расход относится к учёту текущего месяца.

Если Вы импортируете товары, возможно, приходится иметь дело с несколькими валютами. Убедитесь, что счёт поставщика записан по правильному курсу на день получения счёта. Разберите электронные чеки и бумажные квитанции. Сгруппируйте их по категориям: аренда, коммунальные услуги, материалы и канцелярия. Вносите их пакетами, чтобы сэкономить время. Если Вы нашли счёт, относящийся к прошлому месяцу, внесите его сейчас, но правильной датой, чтобы текущий месяц не раздувался старыми расходами.

Шаг 3: Сверьте банковские счета

Сверка с банком служит опорой закрытия месяца. Этот процесс доказывает, что операции в учёте совпадают с реальным движением денег на банковском счёте. Без этого шага нельзя доверять ни одному финансовому отчёту.

Поскольку малый бизнес часто работает со смесью банковских переводов, чеков и взносов наличных, нужна скрупулёзность. Распечатайте или скачайте официальную банковскую выписку за месяц. Пройдите её строка за строкой.

• Отметьте каждый платёж клиента, поступивший на счёт.
• Сопоставьте каждый исходящий платёж с соответствующим счётом поставщика.
• Отразите все банковские комиссии, проценты или курсовые разницы, которые Вы ещё не вносили.
• Проверьте, что наличные, внесённые в банк, совпадают с продажами за наличные в учёте.

Владельцы малого бизнеса иногда случайно оплачивают личные расходы бизнес-картой. Если в выписке Вы видите личный кофе или семейный ужин, отразите это как изъятие средств владельцем, а не как расход бизнеса. Смешивание личных и деловых финансов быстро разрушает точность закрытия.

Когда остаток в системе совпадает с остатком в банковской выписке на последний день месяца, Вы знаете, что денежная позиция точна. Если есть расхождение, его нужно найти. Необъяснённая разница обычно означает пропущенный расход или неучтённый платёж клиента.

Шаг 4: Пересчитайте запасы

Если Вы продаёте физические товары, закрытие не завершено, пока Вы не проверили запасы. Остатки в программе должны совпадать с реальными товарами на полках или на складе.

Не обязательно каждый месяц пересчитывать каждый шуруп или каждую этикетку. Сосредоточьтесь на дорогих позициях и самых ходовых товарах. Если по учёту склада у Вас сорок единиц самого продаваемого товара, а при пересчёте только тридцать пять, нужно разобраться. Возможно, Вы забыли отразить продажу, а возможно, у Вас проблема с хищениями.

При пересчёте ищите повреждённые товары и товары с истёкшим сроком. Если товар больше нельзя продать, его нужно списать. Если держать непродаваемые позиции в балансе, стоимость активов ложно завышается.

Скорректируйте учёт по результатам пересчёта. Так себестоимость проданных товаров будет точной. Если завысить запасы, занизятся затраты. Например, если Вы купили десять единиц по десять долларов, а по ошибке считаете, что у Вас осталось все десять, хотя на деле только пять, учёт скроет пятьдесят долларов затрат. А значит, Вы будете думать, что заработали больше, чем на самом деле.

Единственные три отчёта, которые нужно читать

Формирование финансовой отчётности становится наградой за завершённое закрытие. Однако не нужно читать дюжину сложных документов. Сосредоточьтесь на трёх областях.

Отчёт	Что он показывает	Почему это важно
Отчёт о прибылях и убытках	Общие продажи минус общие расходы за месяц.	Показывает, приносит ли основная деятельность бизнеса реальные деньги.
Баланс	Ваши активы, обязательства и капитал на конкретную дату.	Показывает общую финансовую устойчивость и то, не должны ли Вы больше, чем имеете.
Дебиторская задолженность	Список клиентов, которые Вам должны, и насколько просрочены их платежи.	Показывает, каким клиентам нужно позвонить немедленно, чтобы защитить денежный поток.

Баланс представляет собой моментальный снимок. В нём как активы указаны остаток в банке, стоимость запасов и деньги, которые Вам должны. Как обязательства указаны неоплаченные счета поставщиков и банковские кредиты.

Читайте эти отчёты в тот же день, когда завершили закрытие. Ищите тенденции. Прибыль упала, хотя продажи выросли? Значит, затраты ползут вверх. Клиенты стали платить дольше? Возможно, пора отправлять напоминания об оплате раньше в цикле выставления счетов. Сравнивайте этот месяц с предыдущим, чтобы видеть, движется ли бизнес в правильном направлении.

Что делать дальше

Практичное закрытие месяца строится на привычке. Забронируйте в календаре два часа на второй или третий день следующего месяца. Относитесь к этой встрече так же серьёзно, как к встрече с лучшим клиентом.

Чтобы в следующий раз всё прошло быстрее, начните наводить порядок в документах уже сегодня. Создайте на компьютере простую папку для электронных счетов поставщиков и поставьте на стол лоток для бумажных чеков. Если нужен структурированный способ вести записи, изучите инструменты бухгалтерии в Paper & Pen, чтобы регистры оставались упорядоченными весь месяц. Не давайте бумагам копиться. Немного порядка каждую неделю превращает закрытие месяца в задачу, которую действительно можно завершить.