بیک آرڈر کی تعریف اور مطلب

Backorder کیا ہے؟

جب آپ کا کاروبار مادی اشیاء فروخت کرتا ہے، تو کبھی کبھار مقبول اشیاء کا اسٹاک ختم ہو سکتا ہے۔ اگر کوئی کسٹمر ان آؤٹ آف اسٹاک اشیاء میں سے کسی کا آرڈر دیتا ہے اور آپ اسے مستقبل میں ڈیلیوری کے وعدے پر قبول کر لیتے ہیں، تو یہ ایک بیک آرڈر بن جاتا ہے۔ اس کا مطلب ہے کہ سیلز تو پکی ہو گئی ہے، لیکن آرڈر کی تکمیل تب تک مؤخر رہے گی جب تک آپ کے سپلائرز نیا اسٹاک فراہم نہیں کر دیتے۔ بیک آرڈرز قبول کرنے سے آپ کو کیش فلو برقرار رکھنے اور ان کسٹمرز کو اپنے پاس رکھنے میں مدد ملتی ہے جو بصورتِ دیگر کسی مدمقابل سے خریداری کر سکتے ہیں۔ تاہم، اس کے لیے محتاط کوآرڈینیشن کی ضرورت ہوتی ہے۔ آپ کو انوینٹری کی سطح کو درست طریقے سے ٹریک کرنا، متوقع تاخیر کے بارے میں واضح طور پر آگاہ کرنا، اور یہ یقینی بنانا ہوگا کہ آپ کے سپلائرز وقت پر ڈیلیوری دے سکیں۔ اگر آپ اس عمل کو صحیح طریقے سے مینیج نہیں کرتے، تو آپ خریداروں کو مایوس کرنے اور اپنی ساکھ کو نقصان پہنچانے کا خطرہ مول لیتے ہیں۔ بیک آرڈر شدہ اشیاء کی بڑی تعداد اکثر یہ اشارہ کرتی ہے کہ آپ کو اپنے ری آرڈر پوائنٹس کو ایڈجسٹ کرنے یا زیادہ سیفٹی اسٹاک رکھنے کی ضرورت ہے۔

بیک آرڈر ریٹ

(Unfulfilled Orders / Total Orders) x 100

یہ فیصد ظاہر کرتا ہے کہ کتنے آرڈرز فوری طور پر پورے نہیں کیے جا سکتے۔ مستقل طور پر زیادہ شرح انوینٹری کی ناقص منصوبہ بندی کی نشاندہی کرتی ہے۔

بیک آرڈر کیسے کام کرتا ہے

بیک آرڈر کا عمل تب شروع ہوتا ہے جب کوئی خریدار ایسی چیز خریدنے کی کوشش کرتا ہے جو آپ کے گودام میں عارضی طور پر دستیاب نہ ہو۔ سیلز کو مسترد کرنے کے بجائے، آپ کا سسٹم اس آئٹم کو بیک آرڈر کے طور پر نشان زد کرتا ہے اور ٹرانزیکشن پروسیس کر دیتا ہے۔ اس کے بعد آپ کسٹمر کو متوقع شپنگ کی تاریخ کے بارے میں مطلع کرتے ہیں۔ اگلا قدم یہ ہے کہ آپ غائب انوینٹری کو پورا کرنے کے لیے اپنے سپلائر کو پرچیز آرڈر جاری کرتے ہیں۔ سامان کی آمد کا انتظار کرتے ہوئے، آپ کسٹمر کو ٹائم لائن میں ہونے والی کسی بھی تبدیلی سے باخبر رکھتے ہیں۔ جیسے ہی سپلائر آپ کی جگہ پر نیا اسٹاک پہنچاتا ہے، آپ کی ٹیم ان اشیاء کو وصول کرتی ہے اور ان کا معائنہ کرتی ہے۔ آخر میں، آپ بیک آرڈر شدہ سامان کو پیک کرتے ہیں اور انتظار کرنے والے کسٹمر کو بھیج دیتے ہیں، جس سے آرڈر بند ہو جاتا ہے اور تکمیل کا چکر مکمل ہو جاتا ہے۔

کسٹمر ایک ایسی چیز کا آرڈر دیتا ہے جو فی الحال آپ کے گودام میں آؤٹ آف اسٹاک ہے۔
آپ آرڈر قبول کرتے ہیں اور خریدار کو مستقبل کی ڈیلیوری کی ایک متوقع تاریخ فراہم کرتے ہیں۔
آپ کی پرچیزنگ ٹیم مطلوبہ سامان کے لیے سپلائر کو پرچیز آرڈر جاری کرتی ہے۔
سپلائر ایک مقررہ لیڈ ٹائم کے بعد آپ کے کاروبار کو تازہ انوینٹری فراہم کرتا ہے۔
آپ فوری طور پر مخصوص اشیاء کو پک اور پیک کر کے انتظار کرنے والے کسٹمر کو بھیج دیتے۔

عملی مثال

گلف الیکٹرانکس کو ایک بڑی پروموشنل ہفتے کے دوران موبائل فونز کے کل 500 آرڈرز موصول ہوتے ہیں۔ زیادہ مانگ کی وجہ سے، ان کے پاس ایک مخصوص ماڈل کا اسٹاک ختم ہو جاتا ہے، جس سے خریداری کے وقت ان آرڈرز میں سے 25 ادھورے رہ جاتے ہیں۔ اسٹور ان 25 آرڈرز کو بیک آرڈر پر رکھ دیتا ہے اور اپنے سپلائر سے رابطہ کرتا ہے۔ اپنا بیک آرڈر ریٹ معلوم کرنے کے لیے، وہ 25 غیر متبادل آرڈرز کو 500 کل آرڈرز سے تقسیم کرتے ہیں، جو 0.05 کے برابر ہوتا ہے۔ پھر وہ فیصد حاصل کرنے کے لیے 0.05 کو 100 سے ضرب دیتے ہیں۔ اس ہفتے کے لیے بیک آرڈر ریٹ 5 فیصد ہے۔ یہ کم شرح ظاہر کرتی ہے کہ انہوں نے مانگ میں اضافے کے باوجود اپنے اسٹاک کو کافی حد تک بہتر طریقے سے مینیج کیا۔

یہ آپ کے کاروبار کے لیے کیوں اہم ہے

کسٹمر کے اعتماد کو برقرار رکھنے اور اپنی آمدنی کو محفوظ رکھنے کے لیے بیک آرڈرز کو صحیح طریقے سے مینیج کرنا انتہائی ضروری ہے۔ اگر اسٹاک کم ہونے پر آپ خریداروں کو محض واپس موڑ دیتے ہیں، تو وہ ممکنہ طور پر کسی مدمقابل سے خریداری کریں گے اور شاید کبھی واپس نہ آئیں۔ بیک آرڈر قبول کرنے سے سیلز تو محفوظ ہو جاتی ہے، لیکن یہ وقت پر ڈیلیوری کی ایک سخت ذمہ داری پیدا کرتا ہے۔ تاخیر کے بارے میں مطلع نہ کرنے سے آرڈرز منسوخ ہوتے ہیں، ریفنڈ کی درخواستیں آتی ہیں اور منفی ریویوز ملتے ہیں۔ ان زیرِ التواء آرڈرز کو مینوئل طریقے سے ٹریک کرنا مہنگی غلطیوں کا سبب بن سکتا ہے۔ Paper & Pen اسٹاک کو ٹریک کرتا ہے اور انوائسز بناتا ہے، جس سے آپ کو یہ مانیٹر کرنے میں مدد ملتی ہے کہ آپ نے کسٹمرز کو بالکل کیا فراہم کرنا ہے۔ اپنے بیک آرڈر ریٹ پر گہری نظر رکھ کر، آپ سپلائی چین کی رکاوٹوں کی نشاندہی کر سکتے ہیں اور اسٹاک کی کمی سے آپ کے برانڈ کو نقصان پہنچنے سے پہلے اپنی خریداری کی عادات کو ایڈجسٹ کر سکتے ہیں۔

مزید دیکھیں

سوالات

عام سوالات

بیک آرڈر اور آؤٹ آف اسٹاک میں کیا فرق ہے؟

آؤٹ آف اسٹاک آئٹم کا مطلب ہے کہ وہ خریداری کے لیے دستیاب ہی نہیں ہے، یعنی کسٹمر اسے تب تک نہیں خرید سکتا جب تک وہ دوبارہ اسٹاک میں نہ آ جائے۔ بیک آرڈر کا مطلب ہے کہ آئٹم آؤٹ آف اسٹاک ہے، لیکن آپ پھر بھی کسٹمر کو آرڈر دینے کی اجازت دیتے ہیں۔ آپ اس بات کی ضمانت دیتے ہیں کہ جیسے ہی آپ کا سپلائر اگلی کھیپ ڈیلیور کرے گا، انہیں پروڈکٹ مل جائے گی۔

کیا مجھے بیک آرڈر شدہ اشیاء کے لیے کسٹمرز سے فوری چارج کرنا چاہیے؟

آپ خریداری کے وقت کسٹمر سے چارج کرنے کا انتخاب کر سکتے ہیں یا آئٹم کے اصل میں شپ ہونے تک انتظار کر سکتے ہیں۔ پیشگی چارج کرنے سے کیش فلو محفوظ ہو جاتا ہے، جس سے آپ کو اپنے سپلائر کو ادائیگی کرنے میں مدد مل سکتی ہے۔ تاہم، کچھ خریدار صرف اس وقت چارج ہونا پسند کرتے ہیں جب پروڈکٹ روانہ کی جائے۔ کسٹمر کے چیک آؤٹ مکمل کرنے سے پہلے آپ کو اپنی ادائیگی کی پالیسی واضح طور پر بیان کرنی چاہیے۔

بیک آرڈر کو پورا کرنے میں کتنا وقت لگ سکتا ہے؟

انتظار کا وقت مکمل طور پر آپ کے سپلائر کے لیڈ ٹائم اور مینوفیکچرنگ کے شیڈول پر منحصر ہوتا ہے۔ یہ چند دنوں سے لے کر کئی مہینوں تک ہو سکتا ہے۔ سب سے اہم بات خریدار کو درست ٹائم لائن فراہم کرنا ہے۔ اگر تاخیر آپ کے اصل تخمینے سے زیادہ ہو جائے، تو آپ کو فوری طور پر کسٹمر کو مطلع کرنا چاہیے اور انہیں منسوخ کرنے کا اختیار دینا چاہیے۔

Backorder