इन्वेंट्री और कॉस्टिंग
बैकऑर्डर
बैकऑर्डर किसी ऐसे उत्पाद के लिए ग्राहक का अनुरोध है जो वर्तमान में आउट ऑफ स्टॉक है, लेकिन भविष्य में स्टॉक आने पर उसे डिलीवर किए जाने की उम्मीद होती है।
बैकऑर्डर क्या है?
जब आपका व्यवसाय भौतिक सामान बेचता है, तो कभी-कभी आपके लोकप्रिय उत्पाद समाप्त (आउट ऑफ स्टॉक) हो सकते हैं। यदि कोई ग्राहक इनमें से किसी आउट-ऑफ-स्टॉक आइटम के लिए ऑर्डर देता है और आप भविष्य में डिलीवरी के वादे के साथ इसे स्वीकार करते हैं, तो इसे बैकऑर्डर कहा जाता है। इसका मतलब है कि बिक्री सुरक्षित हो गई है, लेकिन डिलीवरी तब तक के लिए टल जाती है जब तक कि आपके आपूर्तिकर्ता (सप्लायर) नया स्टॉक नहीं भेज देते। बैकऑर्डर स्वीकार करने से आपको कैश फ्लो बनाए रखने और उन ग्राहकों को अपने साथ जोड़े रखने में मदद मिलती है जो अन्यथा किसी प्रतिस्पर्धी से खरीदारी कर सकते हैं। हालांकि, इसके लिए सावधानीपूर्वक समन्वय की आवश्यकता होती है। आपको इन्वेंट्री स्तरों को सटीक रूप से ट्रैक करना होगा, संभावित देरी के बारे में स्पष्ट रूप से सूचित करना होगा, और यह सुनिश्चित करना होगा कि आपके सप्लायर समय पर डिलीवरी कर सकें। यदि आप इस प्रक्रिया को ठीक से प्रबंधित नहीं करते हैं, तो आप खरीदारों को निराश करने और अपनी प्रतिष्ठा को नुकसान पहुंचाने का जोखिम उठाते हैं। बैकऑर्डर किए गए आइटमों की अधिक संख्या अक्सर यह संकेत देती है कि आपको अपने रीऑर्डर पॉइंट को समायोजित करने या अधिक सेफ्टी स्टॉक रखने की आवश्यकता है।
(Unfulfilled Orders / Total Orders) x 100
यह प्रतिशत दर्शाता है कि कितने ऑर्डरों को तुरंत पूरा नहीं किया जा सकता है। लगातार उच्च दर खराब इन्वेंट्री योजना को दर्शाती है।
बैकऑर्डर कैसे काम करता है
बैकऑर्डर की प्रक्रिया तब शुरू होती है जब कोई खरीदार ऐसे आइटम को खरीदने का प्रयास करता है जो आपके वेयरहाउस में अस्थायी रूप से अनुपलब्ध है। बिक्री को अस्वीकार करने के बजाय, आपका सिस्टम उस आइटम को बैकऑर्डर के रूप में चिह्नित (फ्लैग) करता है और लेनदेन को प्रोसेस करता है। इसके बाद आप ग्राहक को संभावित शिपिंग तिथि के बारे में सूचित करते हैं। इसके बाद, आप कमी वाली इन्वेंट्री को फिर से भरने के लिए अपने सप्लायर को एक परचेज ऑर्डर जारी करते हैं। सामान आने का इंतजार करते समय, आप ग्राहक को समय-सीमा में होने वाले किसी भी बदलाव के बारे में अपडेट रखते हैं। जैसे ही सप्लायर आपकी यूनिट में नया स्टॉक डिलीवर करता है, आपकी टीम आइटम प्राप्त करती है और उनका निरीक्षण करती है। अंत में, आप बैकऑर्डर किए गए सामान को पैक करते हैं और प्रतीक्षारत ग्राहक को शिप करते हैं, जिससे ऑर्डर बंद हो जाता है और पूर्ति (फुलफिलमेंट) चक्र पूरा हो जाता है।
- एक ग्राहक ऐसे आइटम का ऑर्डर देता है जो वर्तमान में आपके वेयरहाउस में आउट ऑफ स्टॉक है।
- आप ऑर्डर स्वीकार करते हैं और खरीदार को भविष्य की एक अनुमानित डिलीवरी तिथि प्रदान करते हैं।
- आपकी क्रय (परचेजिंग) टीम आवश्यक सामान के लिए सप्लायर को एक परचेज ऑर्डर जारी करती है।
- सप्लायर एक निर्दिष्ट लीड टाइम के बाद आपके व्यवसाय को नई इन्वेंट्री डिलीवर करता है।
- आप तुरंत आरक्षित आइटमों को पिक, पैक और प्रतीक्षारत ग्राहक को शिप करते हैं।
उदाहरण
Gulf Electronics को एक बड़े प्रमोशनल सप्ताह के दौरान मोबाइल फोन के लिए कुल 500 ऑर्डर मिलते हैं। अत्यधिक मांग के कारण, उनके पास एक विशिष्ट मॉडल का स्टॉक समाप्त हो जाता है, जिससे खरीदारी के समय उन ऑर्डरों में से 25 ऑर्डर अधूरे रह जाते हैं। स्टोर इन 25 ऑर्डरों को बैकऑर्डर पर रखता है और अपने सप्लायर से संपर्क करता है। अपनी बैकऑर्डर दर का पता लगाने के लिए, वे 25 अधूरे ऑर्डरों को कुल 500 ऑर्डरों से विभाजित करते हैं, जो 0.05 के बराबर होता है। फिर वे प्रतिशत प्राप्त करने के लिए 0.05 को 100 से गुणा करते हैं। उस सप्ताह के लिए बैकऑर्डर दर 5 प्रतिशत है। यह कम दर दर्शाती है कि मांग में अचानक वृद्धि के बावजूद उन्होंने अपने स्टॉक का प्रबंधन काफी अच्छे से किया।
आपके व्यवसाय के लिए यह क्यों महत्वपूर्ण है
ग्राहक का विश्वास बनाए रखने और अपने राजस्व (रेवेन्यू) की सुरक्षा के लिए बैकऑर्डर का उचित प्रबंधन करना अत्यंत महत्वपूर्ण है। यदि स्टॉक कम होने पर आप खरीदारों को सीधे मना कर देते हैं, तो वे संभवतः किसी प्रतिस्पर्धी से खरीदारी करेंगे और शायद कभी वापस नहीं आएंगे। बैकऑर्डर स्वीकार करने से बिक्री तो सुरक्षित हो जाती है, लेकिन समय पर डिलीवरी करने का एक कड़ा दायित्व भी बनता है। देरी के बारे में सूचित न करने से ऑर्डर रद्द हो सकते हैं, रिफंड के अनुरोध आ सकते हैं और नकारात्मक समीक्षाएं मिल सकती हैं। इन लंबित ऑर्डरों को मैन्युअल रूप से ट्रैक करने से महंगी गलतियां हो सकती हैं। Paper & Pen स्टॉक को ट्रैक करता है और इनवॉइस बनाता है, जिससे आपको यह सटीक निगरानी करने में मदद मिलती है कि ग्राहकों के प्रति आपकी क्या देनदारी है। अपनी बैकऑर्डर दर पर पैनी नजर रखकर, आप सप्लाई चेन की बाधाओं की पहचान कर सकते हैं और स्टॉक की कमी से आपके ब्रांड को नुकसान पहुंचने से पहले अपनी खरीदारी की आदतों में सुधार कर सकते हैं।
यह भी देखें
प्रश्न
सामान्य प्रश्न
बैकऑर्डर और आउट ऑफ स्टॉक में क्या अंतर है?
क्या मुझे बैकऑर्डर किए गए आइटमों के लिए ग्राहकों से तुरंत शुल्क लेना चाहिए?
बैकऑर्डर को पूरा होने में कितना समय लग सकता है?
संबंधित शब्द
- परचेज ऑर्डर परचेज ऑर्डर खरीदार द्वारा सप्लायर को जारी किया जाने वाला एक कानूनी रूप से बाध्यकारी दस्तावेज है, जो खरीद को अधिकृत करता है और सटीक वस्तुओं, मात्राओं और सहमत कीमतों का विवरण देता है।
- सेल्स ऑर्डर सेल्स ऑर्डर विक्रेता द्वारा परचेज ऑर्डर मिलने पर तैयार किया जाने वाला एक आंतरिक दस्तावेज़ है, जो खरीदार को दी जाने वाली वस्तुओं या सेवाओं के विवरण की पुष्टि करता है।
- सेफ्टी स्टॉक सेफ्टी स्टॉक इन्वेंटरी की वह अतिरिक्त मात्रा है जिसे स्टॉक खत्म होने (स्टॉकआउट) से बचने के लिए रखा जाता है, जो ग्राहकों की मांग में अचानक वृद्धि या आपूर्तिकर्ताओं की ओर से होने वाली देरी के कारण हो सकता है.
- रीऑर्डर पॉइंट रीऑर्डर पॉइंट इन्वेंटरी का वह विशिष्ट स्तर है जिस पर किसी व्यवसाय को स्टॉक पूरी तरह समाप्त होने से पहले नया परचेज ऑर्डर देना होता है ताकि स्टॉक फिर से भरा जा सके।
- इन्वेंटरी टर्नओवर इन्वेंटरी टर्नओवर एक वित्तीय मीट्रिक है जो यह मापता है कि किसी व्यवसाय ने एक निश्चित अवधि (आमतौर पर एक वर्ष) में अपने कुल माल के स्टॉक को कितनी बार बेचा और बदला है।
- बिल ऑफ मैटेरियल्स बिल ऑफ मैटेरियल्स कच्चे माल, घटकों और निर्देशों की एक विस्तृत सूची है जो किसी तैयार उत्पाद के निर्माण, उत्पादन या मरम्मत के लिए आवश्यक होती है.