पेट्टी कैश क्या है?

जब आप कोई व्यवसाय चलाते हैं, तो आपको अक्सर कार्यालय के लिए दूध खरीदने, टैक्सी का किराया देने या आपातकालीन स्टेशनरी खरीदने जैसे छोटे-मोटे खर्चों का सामना करना पड़ता है। इन छोटी राशियों के लिए चेक लिखना या बैंक ट्रांसफर करना अक्षम होता है। इसके बजाय, आप भौतिक नकदी का एक छोटा फंड रखते हैं जिसे पेट्टी कैश कहा जाता है। इस पैसे पर नियंत्रण बनाए रखने के लिए, व्यवसाय आमतौर पर इम्प्रेस्ट सिस्टम का उपयोग करते हैं। इस पद्धति के तहत, आप फंड के लिए एक निश्चित शेष राशि तय करते हैं। जब किसी कर्मचारी को नकदी की आवश्यकता होती है, तो वे अपनी खरीद की रसीद देते हैं। बची हुई नकदी और एकत्रित रसीदों का कुल योग हमेशा निश्चित इम्प्रेस्ट शेष राशि के बराबर होना चाहिए। एक बार जब नकदी कम हो जाती है, तो आप फंड को उसकी मूल राशि में वापस लाने के लिए मुख्य बैंक खाते से पैसे निकालते हैं, और उस समय सामान्य खाता बही में संचित खर्चों को दर्ज करते हैं।

इम्प्रेस्ट पुनर्भरण फॉर्मूला

Replenishment Amount = Fixed Imprest Balance - Cash on Hand

यह गणना यह निर्धारित करती है कि फंड को बहाल करने के लिए आपको बैंक से कितनी राशि निकालनी होगी। पुनर्भरण राशि आपकी एकत्रित रसीदों के कुल योग से पूरी तरह मेल खानी चाहिए।

पेट्टी कैश कैसे काम करता है

पेट्टी कैश फंड का चक्र तब शुरू होता है जब आप अपने व्यावसायिक बैंक खाते से एक निश्चित राशि निकालते हैं और उसे एक सुरक्षित कैश बॉक्स में रखते हैं। आप इस बॉक्स को प्रबंधित करने के लिए एक विशिष्ट कर्मचारी को नियुक्त करते हैं, जिसे पेट्टी कैश कस्टोडियन कहा जाता है। जब भी किसी को कोई छोटा-मोटा सामान खरीदना होता है, तो कस्टोडियन नकदी सौंपता है और बदले में रसीद लेता है। वैकल्पिक रूप से, कर्मचारी अपने पैसे से वस्तु खरीदता है और प्रतिपूर्ति के लिए कस्टोडियन को रसीद सौंपता है। कस्टोडियन प्रत्येक लेनदेन को पेट्टी कैश बुक में दर्ज करता है। अवधि के अंत में, या जब नकदी लगभग समाप्त हो जाती है, तो कस्टोडियन रसीदों का कुल योग करता है। फिर आप खर्च की गई सटीक राशि की भरपाई करने के लिए एक चेक जारी करते हैं, जिससे भौतिक नकदी वापस शुरुआती शेष राशि पर आ जाती है।

प्रारंभिक इम्प्रेस्ट शेष राशि स्थापित करने के लिए बैंक से एक निश्चित राशि निकालें।
कैश बॉक्स को सुरक्षित रखने और संवितरण को मंजूरी देने के लिए एक कस्टोडियन नियुक्त करें।
की गई प्रत्येक खरीदारी के लिए एक वैध रसीद या वाउचर एकत्र करें।
प्रत्येक खर्च को एक समर्पित पेट्टी कैश लॉगबुक या स्प्रेडशीट में दर्ज करें।
खर्च की गई नकदी के सटीक कुल योग को स्थानांतरित करके फंड की भरपाई करें।

व्यावहारिक उदाहरण

Gulf Trading LLC 500 के निश्चित इम्प्रेस्ट शेष के साथ एक पेट्टी कैश फंड स्थापित करता है। महीने के दौरान, कस्टोडियन कार्यालय की चाय के लिए 40, कूरियर सेवा के लिए 60, और आपातकालीन प्रिंटर स्याही के लिए 150 का भुगतान करता है। कस्टोडियन तीनों खरीद के लिए रसीदें एकत्र करता है, जो कुल 250 होती हैं। फंड की जांच करने के लिए, कस्टोडियन बची हुई भौतिक नकदी की गणना करता है, जो 250 के बराबर है। हाथ में नकदी (250) और रसीदों (250) का कुल योग मूल 500 के इम्प्रेस्ट शेष से मेल खाता है। अगले महीने के लिए फंड की भरपाई करने के लिए, व्यवसाय अपने मुख्य बैंक खाते से ठीक 250 कैश बॉक्स में स्थानांतरित करता है।

आपके व्यवसाय के लिए यह क्यों महत्वपूर्ण है

चोरी को रोकने और अपने वित्तीय रिकॉर्ड को सटीक रखने के लिए पेट्टी कैश का उचित प्रबंधन महत्वपूर्ण है। एक सख्त इम्प्रेस्ट सिस्टम के बिना, छोटे-मोटे नकद निकासी तेजी से बड़े अलिखित नुकसान में बदल सकते हैं। यह आपके लाभ मार्जिन को बिगाड़ता है और आपके टैक्स रिटर्न को जटिल बनाता है, क्योंकि आप बिना दस्तावेज वाले व्यावसायिक खर्चों के लिए कटौती का दावा करने की क्षमता खो देते हैं। एक एकल कस्टोडियन नियुक्त करने से स्पष्ट जवाबदेही बनती है और यह सुनिश्चित होता है कि हर एक पैसे का हिसाब रखा जाए। इस प्रक्रिया को आसान बनाने के लिए, Paper & Pen सीधे आपकी सामान्य खाता बही में जर्नल प्रविष्टियां पोस्ट करता है, जिससे आपको अपने पुनर्भरण किए गए पेट्टी कैश खर्चों को सटीक रूप से दर्ज करने में मदद मिलती है। नियमित समाधान आपकी कार्यशील पूंजी की रक्षा करते हैं और वित्तीय अनुशासन बनाए रखते हैं।

यह भी देखें

प्रश्न

सामान्य प्रश्न

पेट्टी कैश और कैश ऑन हैंड (हाथ में नकदी) में क्या अंतर है?

कैश ऑन हैंड एक व्यापक शब्द है जिसमें व्यवसाय के पास मौजूद सभी भौतिक नकदी शामिल होती है, जिसमें रिटेल रजिस्टरों में नकदी और बैंक में जमा होने की प्रतीक्षा कर रहा पैसा शामिल है। पेट्टी कैश उस हाथ में नकदी का एक विशिष्ट, सीमित हिस्सा है, जिसे विशेष रूप से छोटे, दैनिक व्यावसायिक खर्चों के भुगतान के लिए अलग रखा जाता।

पेट्टी कैश फंड की भरपाई कितनी बार की जानी चाहिए?

जब भी भौतिक नकदी उस स्तर तक गिर जाए जहां यह अपेक्षित छोटे खर्चों को कवर नहीं कर सकती, तो आपको फंड की भरपाई करनी चाहिए। कुछ व्यवसायों के लिए, ऐसा साप्ताहिक रूप से होता है, जबकि अन्य को महीने में केवल एक बार बॉक्स को टॉप-अप करने की आवश्यकता हो सकती है। आपको अपने वित्तीय रिपोर्टिंग अवधि के अंत में भी इसकी भरपाई करनी चाहिए ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि सभी खर्च दर्ज किए गए हैं।

यदि पेट्टी कैश का मिलान नहीं होता है तो क्या होता है?

यदि शेष नकदी और रसीदों का योग निश्चित इम्प्रेस्ट शेष के बराबर नहीं है, तो आपके पास नकदी की अधिकता या कमी है। आपको विसंगति की जांच करनी चाहिए कि क्या कोई रसीद खो गई थी या गलत छुट्टे पैसे दिए गए थे। यदि गायब पैसा नहीं मिलता है, तो आपको अंतर को अपनी सामान्य खाता बही में खर्च के रूप में दर्ज करना होगा।

पेट्टी कैश