تعريف ومعنى الطلب المؤجل

ما هو الطلب المؤجل؟

عندما تبيع شركتك سلعاً مادية، قد ينفد مخزون بعض المنتجات الشائعة أحياناً. إذا قدم العميل طلباً لأحد هذه المنتجات غير المتوفرة وقبلته مع وعد بتسليمه مستقبلاً، فقد أنشأت طلباً مؤجلاً. هذا يعني أن عملية البيع مضمونة، ولكن التنفيذ يتأخر حتى يقوم الموردون بتسليم مخزون جديد. يساعدك قبول الطلبات المؤجلة على الحفاظ على التدفق النقدي والاحتفاظ بالعملاء الذين قد يشترون من منافس آخر. ومع ذلك، فإن هذا يتطلب تنسيقاً دقيقاً؛ إذ يجب عليك تتبع مستويات المخزون بدقة، والتواصل بوضوح بشأن التأخيرات المتوقعة، وضمان قدرة الموردين على التسليم في الوقت المحدد. إذا لم تدر هذه العملية بشكل جيد، فإنك تخاطر بإحباط المشترين والإضرار بسمعتك. وغالباً ما يشير الحجم المرتفع للطلبات المؤجلة إلى حاجتك لتعديل نقاط إعادة الطلب أو الاحتفاظ بمخزون أمان أكبر.

معدل الطلبات المؤجلة

(Unfulfilled Orders / Total Orders) x 100

توضح هذه النسبة المئوية عدد الطلبات التي لا يمكن تلبيتها على الفور. ويشير المعدل المرتفع باستمرار إلى سوء تخطيط المخزون.

كيفية عمل الطلب المؤجل

تبدأ عملية الطلب المؤجل عندما يحاول المشتري شراء منتج غير متوفر مؤقتاً في مستودعك. وبدلاً من رفض البيع، يقوم نظامك بتمييز المنتج كطلب مؤجل ومعالجة المعاملة. بعد ذلك، تقوم بإخطار العميل بتاريخ الشحن المتوقع. ثم تقوم بإصدار أمر شراء لموردك لتجديد المخزون المفقود. وأثناء انتظار وصول البضائع، تبقي العميل على اطلاع بأي تغييرات في الجدول الزمني. وبمجرد أن يسلم المورد المخزون الجديد إلى منشأتك، يتلقى فريقك المنتجات ويفحصها. وأخيراً، تقوم بتعبئة البضائع المؤجلة وشحنها إلى العميل المنتظر، مما يغلق الطلب ويكمل دورة التنفيذ.

يطلب العميل منتجاً غير متوفر حالياً في مستودعك.
تقبل الطلب وتزود المشتري بتاريخ تسليم تقريبي مستقبلي.
يصدر فريق المشتريات لديك أمر شراء للمورد لتوفير البضائع المطلوبة.
يسلم المورد المخزون الجديد لشركتك بعد فترة التوريد المحددة.
تقوم فوراً بسحب وتعبئة وشحن المنتجات المحجوزة إلى العميل المنتظر.

مثال عملي

تتلقى شركة الخليج للإلكترونيات 500 طلب إجمالي للهواتف المحمولة خلال أسبوع ترويجي كبير. وبسبب الطلب المرتفع، ينفد مخزون طراز معين، مما يترك 25 من تلك الطلبات غير ملباة وقت الشراء. يضع المتجر هذه الطلبات الـ 25 كطلبات مؤجلة ويتصل بمورده. ولمعرفة معدل الطلبات المؤجلة لديهم، يقسمون الـ 25 طلباً غير الملبى على الـ 500 طلب إجمالي، وهو ما يعادل 0.05. ثم يضربون 0.05 في 100 للحصول على نسبة مئوية. وبذلك يكون معدل الطلبات المؤجلة لذلك الأسبوع هو 5 بالمائة. يوضح هذا المعدل المنخفض أنهم أداروا مخزونهم بشكل جيد إلى حد ما على الرغم من طفرة الطلب.

أهمية هذا لمشروعك

تعد إدارة الطلبات المؤجلة بشكل صحيح أمراً حيوياً للحفاظ على ثقة العملاء وحماية إيراداتك. فإذا قمت ببساطة بصرف المشترين عندما ينخفض المخزون، فمن المرجح أن يشتروا من منافس وقد لا يعودون أبداً. إن قبول الطلب المؤجل يضمن البيع، ولكنه يخلق التزاماً صارماً بالتسليم في الوقت المحدد. ويؤدي الفشل في الإبلاغ عن التأخيرات إلى إلغاء الطلبات وطلبات استرداد الأموال والتقييمات السلبية. كما أن تتبع هذه الطلبات المعلقة يدوياً يمكن أن يتسبب في أخطاء مكلفة. يتتبع Paper & Pen المخزون وينشئ الفواتير، مما يساعدك على مراقبة ما تدين به للعملاء بدقة. ومن خلال مراقبة معدل الطلبات المؤجلة عن كثب، يمكنك تحديد اختناقات سلسلة التوريد وتعديل عادات الشراء لديك قبل أن يضر نقص المخزون بعلامتك التجارية.

انظر أيضاً

أسئلة

الأسئلة الشائعة

ما الفرق بين الطلب المؤجل ونفاد المخزون؟

المنتج غير المتوفر في المخزون هو ببساطة غير متاح للشراء، مما يعني أن العميل لا يمكنه شراؤه حتى يعود إلى الرفوف. أما الطلب المؤجل فيعني أن المنتج غير متوفر في المخزون، ولكنك لا تزال تسمح للعميل بتقديم طلب لشراءه، وتضمن له الحصول على المنتج بمجرد أن يسلم المورد الشحنة التالية.

هل يجب علي تحصيل الرسوم من العملاء فوراً مقابل الطلبات المؤجلة؟

يمكنك اختيار تحصيل الرسوم من العميل وقت الشراء أو الانتظار حتى يتم شحن المنتج بالفعل. يضمن التحصيل مقدماً التدفق النقدي، مما قد يساعدك في الدفع لموردك. ومع ذلك، يفضل بعض المشترين أن يتم تحصيل الرسوم منهم فقط عند إرسال المنتج. يجب عليك توضيح سياسة الدفع الخاصة بك بوضوح قبل أن يكمل العميل عملية الدفع.

كم من الوقت يمكن أن يستغرق تنفيذ الطلب المؤجل؟

تعتمد فترة الانتظار تماماً على فترات التوريد الخاصة بالمورد وجداول التصنيع. ويمكن أن تتراوح من بضعة أيام إلى عدة أشهر. العامل الأكثر أهمية هو تقديم جدول زمني دقيق للمشتري. وإذا تجاوز التأخير تقديرك الأصلي، فيجب عليك إخطار العميل على الفور وتقديم خيار الإلغاء له.

مصطلحات ذات صلة

تصفح جميع المصطلحات