नकद आधार लेखांकन क्या है?

नकद आधार लेखांकन (Cash basis accounting) आपके व्यावसायिक वित्त को प्रबंधित करने का सबसे सरल तरीका है। इस पद्धति के तहत, आप आय को केवल तभी स्वीकार करते हैं जब भुगतान वास्तव में आपके बैंक खाते या कैश काउंटर में आ जाता है। इसी तरह, आप खर्चों को केवल तभी दर्ज करते हैं जब पैसा शारीरिक रूप से आपके खाते से बाहर जाता है। यदि आप अक्टूबर में किसी ग्राहक को इनवॉइस भेजते हैं लेकिन वे आपको नवंबर में भुगतान करते हैं, तो राजस्व नवंबर का माना जाएगा। यह दृष्टिकोण आपको तुरंत एक स्पष्ट तस्वीर देता है कि आपके पास अभी कितना पैसा उपलब्ध है। कई फ्रीलांसर और छोटी खुदरा दुकानें इसे पसंद करते हैं क्योंकि यह उनके बैंक बैलेंस के साथ पूरी तरह से मेल खाता है। हालांकि, यह आपको मिलने वाले पैसे या आपूर्तिकर्ताओं को दिए जाने वाले पैसे को ट्रैक नहीं करता है। चूंकि यह भुगतान न किए गए इनवॉइस और बिलों की अनदेखी करता है, इसे कभी-कभी दीर्घकालिक वित्तीय रुझानों को छिपाने में मदद मिल सकती है, जिससे यह बड़े संगठनों या भारी स्टॉक रखने वाले व्यवसायों के लिए कम उपयुक्त हो जाता है।

नकद आधार लेखांकन कैसे काम करता है

नकद आधार पर काम करने के लिए आपको पूरी तरह से फंड के मूवमेंट पर ध्यान केंद्रित करने की आवश्यकता होती है। जब आप कोई सेवा प्रदान करते हैं या कोई वस्तु बेचते हैं, तो आप भुगतान का अनुरोध करने के लिए एक सेल्स इनवॉइस जारी कर सकते हैं। हालांकि, आप उस समय राजस्व के लिए जर्नल प्रविष्टि (journal entry) पोस्ट नहीं करते हैं। आप तब तक प्रतीक्षा करते हैं जब तक ग्राहक फंड ट्रांसफर नहीं कर देता। एक बार भुगतान क्लियर हो जाने के बाद, आप अपनी पुस्तकों में आय दर्ज करते हैं। यही नियम आपकी खरीदारी पर भी लागू होता है। जब कोई आपूर्तिकर्ता आपको कार्यालय के किराए या सामग्री के लिए बिल भेजता है, तो आप खर्च को दर्ज करने से बचते हैं। आप केवल उसी दिन लागत दर्ज करते हैं जिस दिन आप बैंक ट्रांसफर जारी करते हैं या नकद सौंपते हैं। वास्तविक नकद प्रवाह (cash inflows) और बहिर्वाह (outflows) का यह कालानुक्रमिक मिलान आपके वित्तीय रिकॉर्ड की नींव बनाता है।

आप प्रदान की गई वस्तुओं या सेवाओं के लिए अपने ग्राहक को एक इनवॉइस जारी करते हैं।
आप ग्राहक द्वारा वास्तव में इनवॉइस की गई राशि का भुगतान करने की प्रतीक्षा करते हैं।
भुगतान आने के दिन आप अपने लेज़र में राजस्व दर्ज करते हैं।
आपको व्यावसायिक खर्च के लिए आपूर्तिकर्ता से एक बिल प्राप्त होता है।
आप खर्च को केवल तभी दर्ज करते हैं जब फंड आपके बैंक खाते से बाहर चला जाता है।

उदाहरण

कल्पना कीजिए कि आपकी कंसल्टिंग फर्म, Gulf Tech Advisors, नवंबर में एक क्लाइंट के लिए एक प्रोजेक्ट पूरा करती है। आप 28 नवंबर को 5,000 OMR का इनवॉइस जारी करते हैं। क्लाइंट अपना समय लेता है और अंततः 15 दिसंबर को 5,000 OMR का भुगतान करता है। नकद आधार लेखांकन के तहत, आप नवंबर में इस प्रोजेक्ट के लिए शून्य राजस्व दर्ज करते हैं। 5,000 OMR पूरी तरह से दिसंबर में मान्यता प्राप्त करता है, जिस महीने में आपको वास्तव में पैसा मिला था। यदि आपका वित्तीय वर्ष 30 नवंबर को समाप्त होता है, तो यह आय आपके चालू वर्ष के लाभ और हानि विवरण (profit and loss statement) में दिखाई नहीं देगी। इसे अगले वित्तीय वर्ष में गिना जाएगा।

आपके व्यवसाय के लिए यह क्यों महत्वपूर्ण है

इस पद्धति को समझना महत्वपूर्ण है क्योंकि यह सीधे तौर पर प्रभावित करता है कि आप अपनी कर योग्य आय की गणना कैसे करते हैं और अपने व्यवसाय के स्वास्थ्य का आकलन कैसे करते हैं। नकद आधार का उपयोग करने का अर्थ है कि आप उस पैसे पर कभी टैक्स नहीं देते हैं जो आपको अभी तक प्राप्त नहीं हुआ है, जो आपके कैश फ्लो की रक्षा करता है। यदि कोई क्लाइंट भुगतान में देरी करता है, तो आपको पहले से टैक्स बिल का भुगतान करने के लिए फंड की व्यवस्था नहीं करनी होगी। हालांकि, यदि आप अपने स्वयं के बिलों का भुगतान करने में देरी करते हैं तो यह आपके व्यवसाय को कृत्रिम रूप से लाभदायक दिखा सकता है। Paper & Pen इनवॉइस बनाता है और जर्नल प्रविष्टियां पोस्ट करता है, जिससे आप इन नकद गतिविधियों को आसानी से ट्रैक कर सकते हैं। जैसे-जैसे आपका व्यवसाय बढ़ता है, बैंक ऋण सुरक्षित करने के लिए आपको उपार्जित लेखांकन (accrual accounting) पर स्विच करने की आवश्यकता हो सकती है।

यह भी देखें

प्रश्न

सामान्य प्रश्न

यदि मैं VAT के लिए पंजीकृत हूँ, तो क्या मैं नकद आधार लेखांकन का उपयोग कर सकता हूँ?

यह पूरी तरह से आपके स्थानीय कर प्राधिकरण पर निर्भर करता है। कुछ देश छोटे व्यवसायों को VAT के लिए नकद लेखांकन का उपयोग करने की अनुमति देते हैं, जिसका अर्थ है कि आप अपने ग्राहक द्वारा भुगतान किए जाने के बाद ही सरकार को VAT का भुगतान करते हैं। अन्य क्षेत्राधिकारों में सभी VAT-पंजीकृत व्यवसायों को उपार्जित लेखांकन (accrual accounting) का उपयोग करने की आवश्यकता होती है। आपको अपने विशिष्ट राष्ट्रीय नियमों की जांच करनी चाहिए।

नकद और उपार्जित लेखांकन (accrual accounting) के बीच मुख्य अंतर क्या है?

अंतर समय का है। नकद आधार लेखांकन आय और व्यय को ठीक उसी समय दर्ज करता है जब पैसा हाथों-हाथ बदलता है। उपार्जित लेखांकन (accrual accounting) आय को तब दर्ज करता है जब आप इसे कमाते हैं और खर्चों को तब दर्ज करता है जब वे होते हैं, चाहे वास्तविक भुगतान कभी भी हो। उपार्जित लेखांकन एक बेहतर दीर्घकालिक दृष्टिकोण प्रदान करता है, जबकि नकद आधार को बनाए रखना सरल है।

क्या नकद आधार लेखांकन प्राप्य खातों (accounts receivable) को ट्रैक करता है?

स्पष्ट रूप से कहें तो, शुद्ध नकद आधार लेखांकन सामान्य बही (general ledger) पर प्राप्य खातों (accounts receivable) या देय खातों (accounts payable) को ट्रैक नहीं करता है। चूंकि लेनदेन केवल तभी दर्ज किए जाते हैं जब नकद का लेन-देन होता है, इसलिए भुगतान न किए गए इनवॉइस औपचारिक रूप से आपके वित्तीय विवरणों में मौजूद नहीं होते हैं। आपको यह सुनिश्चित करने के लिए अलग से ट्रैक करना होगा कि कौन आपके पैसे का देनदार है ताकि आपको भुगतान मिल सके।

नकद आधार लेखांकन